Manager : Mes 7 applications d’organisation indispensables

Comment trouver LA bonne application d’organisation quand on est manager ? 

Et bien, pour moi, il n’y en a pas qu’une… Il t’en faut plusieurs, mais bien ciblées ! 😛

Des applications pour bien s’organiser au travail, il en existe des centaines sur le marché… C’est donc difficile de choisir, et d’être sûre de ne pas se tromper.
(Oui, c’est compliqué de changer ses habitudes de travail, et on n’a pas forcément envie de le faire 46 000 fois dans l’année !)

Je vais donc te détailler les 7 applications d’organisation qui ont révolutionné mon quotidien de manager et surtout, quels sont les principes organisationnels cachés derrière ces choix.
J’ai aujourd’hui un véritable ecosystème, et j’ai donc décidé de te le partager pour te faire gagner du temps dans tes recherches et essais d’applications d’organisation 🤩

C’est parti !

1# Une application d’organisation indispensable pour vider son cerveau : Notion ou Evernote

Quand on est manager, on a le cerveau qui déborde de choses à ne pas oublier.
Par exemple, envoyer le mail récap de la réunion, valider telle commande, transmettre telle info à Caroline, etc…

Au début, j’utilisais des post-it, puis des planners posés sur mon bureau.
Mais je me suis vite rendue compte qu’il me fallait une VRAIE application d’organisation plus poussée, pour être beaucoup plus efficace dans mon travail 🎯

Evernote pour ses prise de notes

J’ai donc découvert Evernote : un logiciel de prise de notes ultra simple à prendre en mains.
Cette application est disponible sur ordinateur ou sur téléphone, et centralise en un seul et même endroit tout ce qu’on a besoin de noter ou de ne pas oublier. 

Car c’est ça la clé d’une bonne organisation : ne pas réfléchir 107 ans à l’endroit où on a noté ou rangé quelque chose… C’est  la plus grosse perte de temps 😒

Dans Evernote, il est possible de créer des dossiers pour regrouper ses notes, ou bien leur affecter un tag pour les regrouper autrement.
Il y a aussi une recherche de mot clé.
Si tu as noté quelque chose qui concerne le dossier Tulipe, et bien tu as juste à taper ce nom dans la barre de recherche, et ça te filtre toutes les notes concernées.

Evernote m’a accompagnée quelques mois, avant de découvrir l’application d’organisation number one que j’utilise dans mon quotidien de manager (et d’entrepreneure) 👇

Notion : l’application d’organisation “second cerveau”

J’ai découvert ensuite l’appli d’un niveau encore supérieur : Notion !

Notion est l’outil de productivité qui a littéralement révolutionné mon organisation 🥰

Mais j’avoue qu’il est plus difficile à prendre en mains, car on part littéralement d’une page blanche.
Notion a une structure en poupées russes : on va créer des pages qui s’insèrent les unes dans les autres, en les liant comme des bases de données. 

Je sais, ça a l’air du chinois dit comme ça, mais c’est un outil d’organisation tellement puissant que je ne pourrais plus m’en passer, que ce soit pour ma vie pro et pour ma vie perso : j’ai mes check lists de voyage pour ne rien oublier, il existe des personnes qui ont créé des bases de données de recettes de cuisine, d’autres qui gèrent leur budget financier, avec Notion, etc…

Evernote et Notion sont des applis gratuites.
Si tu veux passer un step supérieur dans ton organisation, je t’invite à te focaliser en premier lieu à trouver un moyen de vider ton cerveau et donc ta charge mentale. C’est la 1ere etape.

2# Une application de gestion de projets en équipe : Trello, Asana ou Click Up

Quand on travaille en équipe, on a besoin d’avoir une visibilité sur les tâches de chacun. Pour nous en tant que manager, mais aussi entre collaborateurs. 

Il existe 3 logiciels similaires et ultra efficaces pour gérer des projets en équipe : 

• Click Up 
• Asana 
• ou Trello 

Ces 3 applications d’organisation ont le même fonctionnement : elles permettent de distribuer les tâches à faire à différentes personnes, suivre l’avancement des projets, leur deadlines, etc… 

Ces logiciels offrent une vision d’ensemble et détaillée à la fois.
Comment ?
En offrant plusieurs façons pour les imager à leurs utilisateurs : 

• en vue calendrier, comme un agenda. 
• en mode liste de taches avec les affectations par personne
• en mode kanban (issu de la methode agile), qui permet de trier les données selon l’angle qu’on souhaite : par personne, par étape dans le process (à faire, démarré, terminé) etc 

(Notion offre aussi cette possibilité…)

Toutes les interactions de l’équipe sont ainsi centralisées en un seul et même endroit : tout le monde est au courant de l’état d’avancée des autres membres de l’équipe ou des autres services.
Et ça fait gagner un temps fou en évitant les pings pongs de mails incessants ou des interruptions dans les bureaux des personnes concernées… ⏳

3# Automatiser ses tâches répétitives avec Zapier

Tu as forcément des tâches sans réelle valeur ajoutée.
Voici quelques exemples si tu as du mal à les visualiser : 

• enregistrer PJ dans un Drive, 
• remplir un fichier suite à une prise de rdv, 
• noter les résultats d’un formulaire dans un Excel ou un Google Sheet, 
• envoyer des sms ou des mails en automatique suite à une action ou un mot précis

Pour ce genre de tâches, une application d’organisation comme Zapier le fait très bien à ta place (oui oui !)

Je t’invite à réfléchir à ces micro-tâches que tu fais très régulièrement, et qui, mises bout à bout, peuvent vite représenter 30 minutes par semaine !

Dans mon ancienne entreprise, j’avais par exemple paramétré un envoi de mail dès que quelqu’un du comité d’entreprise remplissait un formulaire de prise de jour de délégation.
J’avais également paramétré la création d’un ticket SAV dans notre logiciel collectif Trello après la réception d’une plainte client par mail.

Pourquoi ? 

Cela évitait que ce soit quelqu’un, un humain, qui fasse ce travail manuellement. 

Comment savoir si tu es face à une tâche automatisable ?
Du moment que tu te retrouves à faire du copié collé de données, Zapier peut t’aider ! 🥳

Cette application va pouvoir t’aider à gagner ces précieuses minutes en un claquement de doigts !

4# Utiliser des raccourcis clavier pour gagner du temps

☝️ Découvre 8 astuces pour mieux gérer tes emails dans cet article

5# Transformer ses présentations avec Canva

Que serait un manager sans powerpoints à faire ? 😅

Depuis que j’ai découvert Canva, je n’utilise plus du tout Powerpoint…
Canva a littéralement réveillé et embellit toutes mes présentations et documents que je devais créer et partager 😍

Canva est une application gratuite hyper simple à prendre en main, même si tu n’as aucun talent de graphiste ou de designer… Tu peux faire des choses aussi jolies que sous Photoshop ou Illustrator (de quoi faire pâlir ton Responsable Marketing !)
Révolutionnaire ! 

Voici quelques exemples de réalisations à faire dans Canva :

• Mes Powerpoints de réunion, 
• Différents diagrammes, infographies, organigrammes,
• Mes comptes rendus de réunion avec une jolie présentation
• Mes mémos pdf à partager (Notes de service, Books de présentation de lentreprise)
• Les CVs de mes proches

Je suis nulle en design, mais avec Canva, tout est devenu simple et rapide avec un effet whaouh ! (J’ai eu plusieurs fois des compliments en réunion !)

6# Gagner du temps avec son Dictaphone !

Alors, oui, cela peut paraitre futile…

Mais j’ai remarqué qu’on allait beaucoup plus vite en dictant qu’en les écrivant 🎤

Et pour gagner quelques précieuses minutes, ton Enregistreur de téléphone peut tout à fait faire l’affaire : il est souvent relié à une application de retranscription (Google Docs pour les Android par exemple)

Il existe aussi une fonction d’enregistrement directement dans Google Docs, et c’est juste magique ! 

Pour la retrouver, c’est juste ici 

En utilisant ces applications, tu vas gagner du temps et en plus avoir des retranscriptions fiables en grammaire et orthographe.

#7 L’application d’organisation pour prendre ses rendez-vous : Calendly 

Et enfin, LE logiciel qui m’évite des allers retours de mails incessants : Calendly.

Calendly, c’est le Doctolib des professionnels 📅

Il s’agit d’une application qui va se connecter à ton agenda pour repérer les créneaux où tu es disponible pour les rendez-vous. 

Avec ce logiciel, finis les “vous êtes dispos quand, la semaine prochaine ?”, “Mardi et jeudi”, “Non, je ne peux pas ces jours là, à part tard en fin de journée”, etc…

Là, finis ces ping pong de mails, plus de prise de tête : tu envoies ton lien de prise de rendez-vous, et ton interlocuteur n’a qu’à choisir pendant les moments où tu es disponible, avec en plus, un rappel du rendez-vous quelques heures avant, et la possibilité d’annuler puis replanifier plus tard.

Simple, pratique, efficace !

BONUS : la dernière application qui a révolutionné mon quotidien de manager est Chat GPT ! 🤩
Je t’en dis plus dans cet article : https://smileatjob.fr/chatgpt-manager

Pour récapituler, voici les 7 applications d’organisation indispensables quand on est manager :

• Evernote ou Notion pour vider son cerveau et prendre des notes
• Une application de gestion de projets d’équipe : Clic Up, Asana ou Trello
• Automatiser ses taches répétitives avec Zapier
• Utiliser des raccourcis clavier et modèles de messages avec Atext ou Briskine
• Sublimer ses présentations visuelles avec Canva
• Gagner du temps avec son Enregistreur de téléphone
• Faciliter la prise de rendez-vous avec Calendly