Etapes de recrutement : comment bien recruter et déléguer ?

Quelles sont les étapes de recrutement et de délégation ? C’est la question que j’ai posée à Sonia Leremboure, office business manager. Que tu sois manager ou solopreneure, les astuces délivrées par Sonia sont de véritables pépites. 

Elles vont t’aider à préparer un bon recrutement, à éviter des erreurs trop communes, à définir tes priorités. Mais aussi à choisir la bonne personne qui te correspond et à préparer l’onboarding parfait pour décharger ta charge mentale.

Tu es prête ? Alors, c’est parti !

Quel est le bon moment pour déléguer et recruter ?

Mon mot d’experte : on peut être manager d’une petite équipe et ne pas savoir quand il faut intégrer une personne supplémentaire. C’est pour cela que les conseils de Sonia sont autant utiles pour les entrepreneurs que pour les managers dans le salariat. 

Ce n’est pas toujours évident de faire la part entre ce qu’on doit déléguer et ce qu’on peut déléguer. 

Le bon moment pour le solopreneur

Pour un solopreneur qui se développe et qui n’a encore jamais délégué, il existe plusieurs temps qui mettent sur la voie de la délégation. 

Tout d’abord, il commence à y avoir un flot de tâches qui ne s’arrêtent jamais. Souvent, tu peux penser que cette période va justement se calmer. Mais au final, elle ne se calme pas. 

Tu te trouves donc dans une phase de croissance qui correspond déjà à un premier indicateur.

Le chiffre d’affaires est également un indicateur. Le premier palier se trouve généralement autour des 50 à 70k euros HT par an. C’est souvent à ce moment-là qu’un solopreneur se dirige vers le second palier de croissance, le fameux 100k. 

Toutefois, s’il souhaite atteindre ce deuxième cap, il ne peut pas rester seul. Tout dépend ensuite de sa vision, et de la direction vers laquelle il souhaite aller.

Beaucoup de solopreneurs font l’erreur de rejeter tous les aspects relatifs à l’entreprise. Mais il faut savoir que certaines astuces au sein du salariat fonctionnent depuis des années et peuvent servir d’inspiration pour un entrepreneur.

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Le bon moment pour le manager

Mon mot d’experte : on est l’entrepreneur de son équipe. J’aime beaucoup faire le parallèle entre manager et entrepreneur. Gérer une équipe, c’est comme gérer une mini entreprise. 

Le premier indicateur qui montre que tu as besoin de déléguer, c’est que tu n’as jamais le temps de te poser pour t’occuper des tâches stratégiques. Tu es tout le temps sur le terrain avec l’équipe. 

Mon mot d’experte : comme pour les paliers de chiffre d’affaires du solopreneur, il est intéressant en tant que manager d’avoir un regard sur ces paliers. La masse salariale est aussi un très bon indicateur pour voir si tu es en surcharge ou à l’inverse, en sureffectif. 

L’erreur à éviter dans le recrutement : recruter dans l’urgence

Quelle que soit la personne que tu recrutes, qu’elle soit junior ou senior, elle ne peut pas résoudre tous tes problèmes en un claquement de doigt, comme par magie. 

Le recrutement ne sert pas à sauver un bateau qui est en train de couler. Il doit ajouter de la compétence et de la ressource à l’entreprise. 

Recruter dans l’urgence revient à donner des attentes beaucoup trop grandes envers la personne recrutée. 

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La bonne pratique du recrutement : prendre le temps

Mon mot d’experte : en effet, il ne faut pas recruter dans l’urgence. Mais même si tu prends le temps de recruter, il faut savoir le faire correctement. Le recrutement, c’est une tâche supplémentaire dans son emploi du temps. Donc prévois le temps nécessaire pour bien le faire. 

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Le cas spécifique : recruter pour une tâche précise

Un solopreneur peut être amené à déléguer une tâche précise pour pouvoir souffler : le montage de son podcast, l’écriture d’une de vente par exemple.

Il s’agit d’un cas plus particulier.

Pourquoi ?

Car le freelance qui cherche de l’aide doit se positionner en tant que client, et non pas en tant que recruteur. Il intègre quelqu’un dans son entreprise, mais cette étape prend aussi beaucoup de temps.

Mon mot d’experte : il faut faire la différence entre recruter ou faire appel à un prestataire de services. Que tu sois entrepreneuse ou manager. Si tu travailles de client à fournisseur, il ne s’agit pas d’un recrutement.

Si tu fais appel à un prestataire, tu vas devoir t’adapter à ses codes et ses services. Tu te laisses porter par son processus. 

Étape de recrutement : poser ta structure

Pour recruter au mieux, il est important de poser tes conditions, tes process, ta structure. Tout ne doit pas être forcément parfait. Mais lorsqu’une nouvelle personne est intégrée, elle doit avoir une vision claire de ses missions. 

Mon mot d’experte : c’est beaucoup mieux de préparer en amont le recrutement car tu vas gagner du temps. Et c’est toujours plus agréable pour un nouveau collaborateur de savoir où il met les pieds et ce qu’il doit faire.

Étape de recrutement : quoi prioriser ?

Mon mot d’experte : je me pose souvent la question de savoir ce qu’il faut prioriser lorsqu’on se retrouve en face de 2 ou 3 candidats. Faut-il prioriser les hard skills (compétences) ou les soft skills (savoir-être) ? Vaut-il mieux recruter une personne ultra compétente ou, peu importe son diplôme, privilégier une personne qui a le bon état d’esprit pour l’entreprise ?

De quel niveau de compétences as-tu besoin ?

Il peut y avoir plusieurs stratégies. Tout dépend du besoin de l’entrepreneur ou du manager. Les compétences s’apprennent et progresser n’est pas un problème. 

Faire progresser un nouveau collaborateur n’est pas un souci. Mais ça demande du temps. Il peut donc être lourd, pour un entrepreneur, de recruter un junior car il doit le faire monter en compétences. 

Si tu as besoin d’un haut niveau de compétences, le mieux est de recruter selon les hard skills. Les soft skills relèvent davantage de l’aspect technique et peuvent ne pas être prioritaires. 

Le côté soft skills n’apparaît qu’en dernier lieu. S’il reste 3 candidats avec les mêmes compétences, le recrutement sera bon car chacun répond au niveau de compétences requis. Ensuite, il est important que tu sois à l’aise avec la personne que tu vas recruter. C’est donc à ce moment-là que les soft skills peuvent être évaluées. 

L’astuce du speed recruiting

Tu arrives au stade où tu dois choisir entre quelques candidats sélectionnés. Leurs compétences correspondent à tes attentes. 

Tu peux donc prévoir des rendez-vous brefs avec chacun pour des questions plus bateau comme : thé ou café ? Quelle est ta meilleure destination de vacances ? 

Il n’y a pas de mauvaise réponse. Le candidat répond du tac au tac. Mais le but du speed recruiting c’est de te demander comment tu t’es sentie pendant cet entretien. 

As-tu envie d’en savoir plus ? As-tu senti des divergences ? 

Il s’agit de chercher le match humain entre les personnes. 

Mon mot d’experte : si tu recrutes dans l’urgence, il vaut mieux choisir une personne ultra compétente qui va pouvoir prendre les problèmes en main rapidement. Car dans l’urgence, tu peux ne pas avoir assez de temps pour former la personne. 

À l’inverse, si tu sais que tu peux l’accompagner comme il faut et prendre le temps de la former, le côté hard skills est alors moins important.

Le recrutement, ce n’est pas une science exacte. Tu peux te louper, te tromper. Mais tu n’es pas un mauvais manager. Car les candidats sont là pour se vendre donc tu peux découvrir plein de choses après. 

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Recruter un junior ou un senior ?

Tu as probablement le temps de recruter et de former. Mais le fait de devoir faire monter en compétences une nouvelle personne peut te prendre énormément d’énergie et de charge mentale. 

Dans ce cas, le mieux est de trouver une personne senior.

Pourquoi ?

Le recrutement a pour but de se décharger d’une certaine charge mentale. Mais si tu la gardes avec la problématique de faire monter en compétences, le recrutement ne changera rien à ton quotidien.

Mon mot d’experte : beaucoup d’entreprises font le choix de prendre des apprentis. Mais ce n’est pas parce qu’elles le font, qu’il faut absolument le faire. L’envie de transmettre des compétences doit être présente. Si ce n’est pas ton envie, c’est ok ! 

Le côté financier pour les apprentis ne doit pas être le seul facteur de recrutement. Il faut faire attention à la charge mentale et à l’épuisement que la formation implique. 

L’astuce recrutement de Sonia 

Pour t’inspirer et appliquer des idées de recrutement venues d’ailleurs, n’hésite pas à t’abonner aux newsletters d’autres entrepreneurs qui recrutent régulièrement. 

Il y a toujours des bonnes choses à prendre. 

Par exemple : réaliser une fiche de poste sur le modèle d’une page de vente. L’idée est de vendre son entreprise donc la fiche de poste peut contenir des témoignages sous forme écrite ou vidéo. 

Tu peux aussi aller faire un tour sur les plateformes de recrutement. Les fiches sont souvent formatées mais certaines entreprises essaient malgré tout de se présenter de manière originale. 

L’une des étapes de recrutement consiste aussi à aller voir ce qui se passe sur le marché actuel pour bien préparer sa fiche de poste. C’est une étape de recherches, d’inspiration des bonnes pratiques de recrutement. 

Mon mot d’experte : le marché du travail est en train de se contracter. Garder ses talents, c’est compliqué. Trouver de bons talents, c’est compliqué. C’est donc important de montrer ce que l’entreprise peut apporter aux candidats. L’idée de la page pour vendre son entreprise est donc une très bonne idée. Il faut essayer de se démarquer et il faut donner envie de travailler avec soi. 

L’autre étape de recrutement consiste alors à réfléchir sur sa vision, sa culture d’entreprise. 

Prochaine étape de recrutement : l’onboarding

Tu as enfin trouver ton nouveau collaborateur. Il faut maintenant l’intégrer et la former : c’est ce qui s’appelle l’étape de l’onboarding.

L’erreur à éviter avec l’onboarding

Il faut prendre le temps d’intégrer la personne et de lui apprendre les choses. Même une senior a besoin d’onboarding, de s’imprégner de l’entreprise. Le temps consacré à l’onboarding joue donc sur le temps d’imprégnation.

La préparation de l’onboarding

Durant les étapes de recrutement, il est important de préparer l’onboarding. Idéalement, il est même prêt avant d’avoir commencé le recrutement. 

• Première étape : réfléchir à tous les aspects administratifs (contrat, clauses de confidentialité…).
• Deuxième étape : réfléchir à tous les accès dont la personne a besoin. 
• Troisième étape : réaliser un book sur la présentation de l’entreprise, même pour un solopreneur. Donner un 360° de la vision. 
• Quatrième étape : établir des objectifs. Qu’est-ce que la personne doit être capable de faire dans un mois ? Dans 3 mois ? Dans 6 mois ? 
• Cinquième étape : clarifier les attentes. Cette étape permet de retirer de la charge mentale pour la personne qui recrute et pour la personne qui arrive. 

Les conseils pour un bon onboarding

Mets-toi d’accord avec ton nouveau collaborateur sur les objectifs et les attentes. Il peut te donner son point de vue et réajuster. L’onboarding va dans les deux sens. 

Ne donne pas toutes les tâches d’un coup. Il est plus difficile dans ces cas pour la personne de prendre ses repères. Et elle peut vite être surchargée. 

Se rendre disponible : prévoir une grande disponibilité pour la nouvelle personne. Prévoir du temps pour les feedbacks. 

☝️ Découvre les 12 clés indispensables pour un travail d’équipe réussi dans cet article

Dernière étape de recrutement et de délégation

La personne recrutée est autonome. Tous les objectifs sont atteints. 

La délégation n’est pour autant pas terminée. Il faut savoir capitaliser et mettre en place des procédures et des documents. 

Pourquoi ?

L’idéal est de recruter quelqu’un qui est plus compétent que toi. Tu perds la compétence que tu délègues. Mais en tant que solopreneur, tu peux être amenée à récupérer cette tâche. Si la personne part en vacances ou quitte l’entreprise, tu risques de te retrouver sans document et sans procédure. C’est pour cela qu’il est important de réaliser des mises en place. 

Toutefois, tu peux demander à ton collaborateur de documenter et de capitaliser à ta place.

Les ressources conseillées par Sonia : 

• Analyser ce que font les autres entrepreneurs,
• L’épisode de podcast avec Marc de Marketing Mania sur Systèmes & cie,
• “Who”, livre de Geoff Smart et Randy Street