Comment mieux gérer ses mails pros : 8 astuces !

gestion des mails productivite
Temps de lecture : 7 minutes
Sommaire

Dans cet article, je vais aborder un point essentiel pour bien s’organiser au travail : la gestion des mails

Avoir un esprit clair lorsqu’on travaille est important.
Il n’y a rien de pire que de voir s’accumuler tout un tas de mails non lus au fil des heures et des jours.

Les mails sont un excellent moyen de communication, mais mal gérés, ils deviennent rapidement contre-productifs ! 🤦‍♀️

Je vais donc te donner 8 astuces concrètes pour mieux gérer tes mails, dompter ta boîte de réception et enfin arrêter d’être submergé par les vagues de mails !

Gestion des mails : séparer le pro du perso

Je vais certainement enfoncer une porte ouverte.
Mais avoir des boîtes de réception pro et perso séparées est la première pierre de tout système de gestion de mails.

Je m’explique !

Est ce que tu es déjà inscrit(e) à ma newsletter ?
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Si c’est le cas, y a une chance sur deux pour que tu aies mis ton adresse mail du boulot. Je me trompe ? 😛

Alors, oui, mes mails traitent de sujets professionnels.
Mais c’est un vrai gain de temps quand ta boîte mail est uniquement consacrée au boulot : aucun sujet annexe ne vient te déranger.

Le but est de garder ta concentration et ton focus sur les sujets pros !

Toutes les pubs Booking, Amazon ou Apple n’ont rien à y faire…
Au pire crée toi une adresse mail dédiée uniquement à la réception de ces mails promos…

comment mieux gerer ses mails conseils

Couper les notifications

Pour reprendre le dessus sur tes mails, il est nécessaire de se détacher de cette dépendance que tu as dès que tu en reçois un.

Non, la planète ne va pas s’arrêter de tourner si tu ne réponds pas de suite au mail de Régis de la compta ! 😅

Si tu gardes tes notifications sur téléphone ou sur ton bureau activées (que ce soit pour les mails mais aussi pour tout type de messagerie instantanée, comme Slack ou WhatsApp), tu vas forcément être tenté(e) d’y jeter un œil.

Quand je parle de notification, il s’agit de l’alerte sonore, mais aussi visuelle : pastille qui affiche le nombre d’emails non lus, ou bannière qui affiche un extrait du mail.

Pourquoi je conseille cette coupure radicale ?

  • Les mails bouleversent ton programme prévu

En voyant ou entendant un mail arriver, ton cerveau est en alerte : il a peur de louper une information importante.
Malgré toute la bonne volonté du monde, tu vas regarder. Surtout si c’est ton boss qui t’écrit ! 😄

Donc tu vas changer ton programme prévu.

Le pire….
C’est qu’en lisant immédiatement un mail, il y a de fortes chances qu’il s’accompagne d’une nouvelle tâche à faire. Qui entraînera une nouvelle tâche… 

  • Les mails te sortent de ton flow

Ces notifications te ralentissent et interrompent ta journée. 
Et souvent à un moment de forte concentration.

Il faut jusqu’à 23 minutes pour se reconcentrer sur son travail après une interruption 🤯

Sachant qu’on est interrompu en moyenne toutes les 4 minutes, je te laisse imaginer les dégâts… Qu’ils soient sur ton cerveau, mais aussi au niveau des coûts de ton service ou de ton entreprise…

☝️ Découvre comment mieux t’organiser au travail dans cet article

comment organiser ses mails efficace

Comment mieux gérer ces mails qui arrivent en flot continu ?
Je te propose une autre stratégie : lire et traiter tes mails sur une période définie

Traiter ses mails à un moment défini dans la journée

Considère tes mails comme une tâche à part entière à planifier dans ton agenda.
C’est un bloc de temps comme un autre. 

Certains préfèrent commencer par ça dès le matin pour démarrer doucement la journée. 

Je vais te dévoiler ici ma méthode
Egalement approuvée par les personnes que j’accompagne en coaching.

Ne commence pas par gérer des mails en premier.

Concentre toi plutôt sur ta priorité du jour, LA chose que tu dois faire impérativement.
Et après, une fois que cette chose faite, tu peux te consacrer à la gestion de tes mails. Qui contiennent certainement des imprévus !

Personnellement, je les gère en fin de matinée et milieu d’après midi.
Quand je connecte mon ordi, je ne lance jamais Gmail en premier.

Et depuis que je fais ainsi, ma productivité s’en porte beaucoup mieux ! 🙏

☝️ Découvre les 10 lois de la productivité qui influencent la gestion du temps dans cet article

Maintenant, il y a un concept important que je dois te dévoiler ici pour améliorer ta gestion des mails…
Ce concept est simple mais nous sommes plusieurs à ne pas l’appliquer dans les faits.

C’est l’objet du point suivant.

La boîte mail n’est pas une to-do list

Ce qui rend la boite de réception si stressante, c’est quand on voit les mails arriver, arriver, sans avoir eu le temps de traiter les précédents. 
Et qu’on se dit “olala, je vais avoir tout ça à faire…”

Beaucoup de personnes (et j’en faisais partie avant) utilisent leur boîte de réception comme une to do list.

Alors oui, c’est une to do liste.

Mais ce n’est pas la tienne.
👉 C’est celle des autres.

Une to-do liste est une liste de tâches que tu as choisi de traiter.

💡 La boîte mail est une to do liste remplie par les autres et que tu subis : tu n’en maîtrises pas le flux d’entrée.

Comment faire alors ?

Utilise ton moment planifié “gestion des mails” pour inscrire les tâches qui y sont liées dans ta to do list (qui est sur un autre support : bloc-notes, cahier, ou un logiciel comme Trello)

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☝️ Je t’apprends comment basculer automatiquement tes mails à traiter dans une liste de tâches dans ma formation Trello

Une fois ton mail basculé dans ta liste de tâches, tu n’as plus qu’à l’archiver ou à le supprimer (et ainsi t’enlever cette charge mentale des mails non lus qui s’agglutinent en guise de rappel)

Organiser ses mails : les ranger ou ne pas les ranger ?

Il y a deux écoles ici.

La première est d’avoir une boîte de réception aussi bien rangée que son bureau ou ses classeurs.
Les boîtes mails professionnelles actuelles possèdent des fonctionnalités très performantes, notamment les répertoires ou dossiers

Les répertoires permettent de :

  • diminuer le nombre de mails non lus visibles
  • archiver les messages de façon ordonnée avec des noms de catégories de mail. Ex : Urgent / Utile / Réunions / Client / Reservations
  • Retrouver plus facilement un mail lié à un dossier spécifique

Et y a l’autre école !

Celle dont je fais partie.
Celle qui ne range pas son bureau 

Je suis toujours à la recherche de gains de temps et de process minimalistes.
Je préfère donc ne pas archiver et déplacer mes mails dans des dossiers : je préfère utiliser les moteurs de recherche pour les rechercher si besoin (Gmail est juste parfait pour ça !)

Chaque clic gagné compte !

Comment revenir à une boîte de réception vide ?

Tu es complètement débordé par tes 250 mails non lus (maintenant ou quand tu rentres de congés) ?  😵
Tu ne sais pas comment sortir de là ?

La solution : répondre uniquement aux 20 mails les plus récents et archiver (voir supprimer le reste !)

Ok il y aura des pertes d’informations
Mais cette solution radicale va te faire gagner du temps et avancer !
Si un des messages envoyés est vraiment important, il y aura obligatoirement une relance 😉

Envoyer des mails efficaces 

Limiter les envois groupés

Evidemment, les envois groupés en copie sont parfois indispensables et très pratiques pour des projets collaboratifs.

Mais abuser de ces fonctionnalités multiplie le nombre de destinataires, et donc le nombre d’emails en réponse !

🤔 Pose toi alors la question de l’intérêt d’ajouter des destinataires ou non : cela ferait gagner du temps à toi et aux interlocuteurs que tu as ajoutés.

Organiser son corps de mail

Gérer ses mails efficacement c’est aussi être clair et précis dans le corps des mails pour éviter d’avoir des échanges qui n’en finissent plus :

  • Rédiger de manière simple : le but n’est pas ici d’avoir un prix Goncourt, mais plutôt d’être le mieux compris par son destinataire.
    Les figures de style à tout va ne sont pas les bienvenues !
  • Mettre de l’ordre et aérer avec des sauts de ligne, des espaces, une bonne ponctuation.
    Un paragraphe par idée facilite la lecture et la clarté des mails.
  • Aller droit au but : poser toutes les questions nécessaires en un seul mail est plus efficace car il permet d’avoir toutes les réponses en une fois sans allers retours !
  • Relecture : une fois le mail envoyé, il sera compliqué de se rattraper.
    Vérifier l’objet, les destinataires et l’orthographe n’est jamais une perte de temps.

Insérer des mots clés dans les objets de mail

🔎 Nos boîtes mails sont similaires à des moteurs de recherche : plus les objets seront clairs et précis, plus les mails seront faciles à indexer, et donc à retrouver. Et le message sera encore plus clair pour ton interlocuteur !

Gestion des mails : utiliser Gmail et ses extensions

Gmail a réellement transformé la gestion des mails !
L’interface est déjà beaucoup plus claire qu’un simple Outlook.
Les fonctions de recherche et de filtres sont optimisées.

Et surtout, il existe tout un tas d’extensions permettant de se simplifier encore plus la vie et d’améliorer l’ergonomie de cet outil 🚀

Mon Top 3 des extensions Gmail

  • Briskine : pour avoir des templates d’emails à portée de clic (gratuit). Utilisable aussi dans Outlook d’ailleurs !
  • Streak : un véritable CRM intégré directement dans sa boite de réception (En cours, traités), avec la possibilité de savoir quels mails ont été lus : gratuit
  • Simplify : pour épurer l’interface (payant)
extension gmail streak gestion des mails
Exemple de ce qu’on peut faire avec Streak dans Gmail gratuitement !

J’insiste sur l’utilisation des modèles de réponses via Briskine qui est un gain de temps incroyable (beaucoup plus que l’utilisation des modèles intégrés dans Gmail)

Attention, il ne faut pas abuser de ces extensions et utiliser celles qui nous correspondent réellement pour éviter d’être au final contre-productif.

Bonus : Déconnecter !

Si tu gères tes emails pro uniquement pendant tes horaires de travail, je te garantis que tu gagneras en efficacité et en charge mentale.

Une fois chez toi, le soir et en week end, ou en vacances, sépare ta vie perso de ta vie pro :

  • Désactive les notifications de mails pro sur ton téléphone perso
  • Ou retire carrément l’application si tu es tenté de consulter ta boîte mail chez toi (c’est personnellement ce que j’ai fait : je n’ai pas accès à ma messagerie pro sur mon téléphone à double SIM pro/perso)

A toi d’adapter une ou plusieurs de ces astuces selon ton mode de fonctionnement ! L’essentiel est que tu trouves ton propre mode de fonctionnement qui te permettra de gagner du temps dans ta gestion des mails.

Dis moi en commentaire comment tu gères tes mails et si tu leur accordes une plage spécifique dans ta journée 💬

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