5 étapes pour arrêter de s’éparpiller

Comment ne pas s’éparpiller au travail…

On a tous connu au moins une fois dans sa vie professionnelle cette sensation de courir de partout, de ne pas avancer sur les sujets hyper importants…

Je l’ai vécu à plusieurs reprises, et j’avais envie de te partager ici ce que je mets en place pour reprendre la maîtrise dans mon temps et arrêter de m’éparpiller.

Prendre conscience qu’on est en train de s’éparpiller

Le premier point pour arrêter de s’éparpiller dans ton travail c’est tout simplement d’en prendre conscience.

Oui, c’est très simpliste comme première étape.

Mais bien souvent, tu cours de partout, tu gères tout les urgences, tu es sur tous les fronts, tu as tellement la tête dans le guidon que tu ne te rends pas compte que tu n’es pas efficace.
Tu le sens, mais tu n’as pas vraiment envie de creuser et tu ne prends pas le temps de l’analyser.

L’idée ici est d’arrêter ce tourbillon infernal quelques minutes pour faire ce fameux pas de côté. Prendre le temps d’analyser ce qu’il se passe et faire les étapes suivantes.

Lister ses tâches pour déterminer ses voleurs de temps

Ce n’est pas la partie la plus fun, mais ce qui va être important, c’est de de lister ses tâches.

Nous avons des voleurs de temps : des collègues, des collaborateurs, certaines taches, certaines manipulations informatiques, etc… Et ils prennent beaucoup de place dans nos journées.

Les voleurs de temps insoupçonnés

Il existe d’autres voleurs de temps, beaucoup plus sournois ceux-là : les applications de nos téléphones !

Que ce soit sous iOs ou Android, les téléphones ont des applications natives pour enregistrer le temps qu’on passe sur chaque application. Et quand tu commences à mettre ton nez dedans, tu prends une vraie claque ! 

Alors oui ça ne fait pas plaisir de constater le temps fou qu’on passe sur Instagram, sur Facebook ou sur Tik Tok, etc…Mais c’est une prise de conscience nécessaire pour gagner du temps simplement ! 

Déterminer ses priorités et objectifs stratégiques pour arrêter de s’éparpiller

Pour avancer et avoir un réel impact dans ton travail, c’est important de fixer des objectifs clairs et stratégiques.

Ils vont être ta boussole tout au long de ton année, de tes mois et de tes semaines. 

Si tu es salarié, il suffit de prendre les objectifs annuels fixés par ton N+1.
Si tu es entrepreneur ou dirigeant, fixe-toi une vraie road map avec 3 objectifs à atteindre a la fin de l’année.

Une fois que ces objectifs définis, le but est de les détailler mini-objectifs par trimestre, puis en actions et taches à atteindre par mois, puis par semaine. 
Et enfin, de déterminer des priorités journalières pour avancer sur ces objectifs stratégiques.

Ta to-do list du jour doit impérativement contenir des actions liées à ces objectifs. 
C’est clairement ça qui va te permettre d’avancer, d’arrêter de t’éparpiller et d’avoir un vrai impact dans ce que tu fais. 

Faire du tri dans ses taches

Là on va vraiment tailler dans le vif, sans remords !

Attention, il n’existe aucune méthode d’organisation qui empêche ou élimine les urgences ! Il y en aura toujours, donc il faut apprendre à les canaliser et à réserver des moments dans sa journée pour les traiter.

On commence à qualifier quelles sont les tâches urgentes et quelles sont les tâches importantes.
La méthode la plus simple pour trier efficacement ses tâches est la matrice d’Eisenhower.

🎯 Les tâches à la fois urgentes et importantes

Ce sont les tâches à traiter en priorité.
Exemples : une plainte client, un problème de santé, un appel à passer avant telle heure…

🎯 Les tâches importantes mais non urgentes

Ces tâches là ne doivent surtout pas être oubliées.
Prends alors 5 minutes pour les planifier dans ton agenda pour t’en occuper.
Le but ? Que ces dossiers ne deviennent pas des urgences et chamboulent toute ton organisation !

🎯 Les tâches ultra urgentes mais non importantes

Ce sont les tâches qui viennent tout chambouler !
Tu vas vouloir les traiter toi-même, et tout de suite. Au lieu de foncer tête baissée, réfléchis quelques minutes et regarde autour de toi si tu peux les déléguer : collègue, intervenant extérieur, le service dédié, etc…

🎯 Les tâches non urgentes et non importantes

Là, on n’hésite pas à prendre une décision difficile : accepter de ne pas les traiter. Les supprimer. Carrément 😅

L’objectif de cette matrice est de passer la majorité de ton temps sur les tâches à planifier, et de réduire au minimum les autres !
C’est un outil vu et revu, qui peut paraitre ultra théorique et peu concret.

Mais c’est clairement le meilleur outil que j’ai trouvé pour faire du tri dans mes tâches quand je m’éparpille !
Simple, basique !

Déculpabiliser de ne pas arriver à tout faire !

Nous sommes des humains, pas des robots !
C’est normal de ne pas pouvoir tout faire.

Ce n’est pas grave si les tâches urgentes sans importance ne sont pas faites : ce n’est pas ça qui vont faire avancer ta boîte ni ton service.

Ton équipe a besoin d’une manager organisée, qui sait où elle va, et qui ne s’éparpille pas.

☝️ Retrouve ici mon article où je détaille comment j’ai réussi à mieux m’organiser dans mon quotidien

Je conseille donc de suivre pas à pas ces 5 étapes pour arrêter de s’éparpiller.

• Prendre conscience qu’on est en train de s’éparpiller
• Lister ses tâches pour déterminer ses voleurs de temps
• Déterminer ses priorités et objectifs stratégiques
• Faire du tri dans ses taches
• Déculpabiliser de ne pas arriver à tout faire !