Gestion du temps : comment j’ai boosté mon organisation au travail !

Comment améliorer sa gestion du temps et mieux s’organiser au travail ?

Quand j’ai commencé ma vie professionnelle, j’aurais bien aimé le savoir !

Et pourtant…

Être organisé, efficace ou productif ne s’apprend pas à l’école (ben non, beaucoup trop concret)
Une fois sur le marché du travail, l’obligation de résultat immédiat nous fait prendre de trèèèèèès mauvaises habitudes ! Tu prends en main ton poste, et à toi de t’organiser comme tu peux ! 😅

C’est dommage, car la gestion du temps est une problématique à laquelle nous sommes souvent confrontés. Tout au long de notre vie professionnelle !

« Je suis débordé(e)« 

« Je ne vais jamais y arriver !« 

Tu aimerais ne plus dire ces phrases…

Et c’est le cas pour beaucoup de personnes dans le monde du travail si on en croit ces chiffres :

Je vais te faire une confidence : il m’a fallu un électrochoc pour que j’arrête de soupirer et de dire le fameux « j’ai pas le temps » : mon début de burn-out en 2017 🤯

Ce n’était pas mon entreprise ou la masse de boulot le fond du problème.

Non.

C’était ma relation au travail et mon manque de planification qui m’ont menée à cette remise en question complète.

J’ai ouvert les yeux et pris en main mon quotidien : des astuces et routines simples et j’ai sorti la tête de l’eau.

Aujourd’hui, l’optimisation et la gestion du temps sont mon dada 😅

Il était donc important pour moi que le premier article de ce blog soit centré sur l’organisation personnelle.

Pourquoi vouloir optimiser sa gestion du temps ?

Si tu es salarié(e), tu risques de me dire « Mais pourquoi je voudrais faire ça ? C’est le meilleur moyen pour que ma hiérarchie me colle du boulot en plus ! » 

Ahah, oui, c’est vrai. Mais il existe plein d’autres raisons pour te pousser à mieux prioriser tes taches !

• Négocier un objectif professionnel 🚩
  Un nouveau poste, un nouveau dossier client, une prime ou une augmentation de salaire, ou à l’inverse un temps partiel.
  Si tu montres à ton manager que tu es capable de travailler vite et mieux, tu as un levier irrésistible pour ta future négociation !

• Être moins stressé(e) au travail 🏃‍♀️
  Si tu as l’impression de courir de partout, de ne gérer que des urgences, d’être déborde(e) tout le temps : alors une mise à plat de ton organisation personnelle te permet de souffler. Et d’appréhender les choses avec plus de sérénité !

• Garder du temps pour soi 🛀
  Je ne dis pas que tu vas gagner une heure par jour pour traverser les bureaux en trottinette !
  Non !
  Mais tu vas pouvoir t’octroyer du temps pour ressourcer ton cerveau autrement : développer ton réseau, t’inspirer et lire des articles de blog, échanger sur des problématiques avec des confrères, consacrer du temps à ton management et à ton équipe, réfléchir à la stratégie et vision long terme de ton service, etc…

Il existe donc plein de raisons pour optimiser ta gestion du temps.

Et maintenant, je vais t’expliquer maintenant comment t’organiser et gagner une heure par jour : en agissant sur ton organisation personnelle, mais également en limitant l’impact des autres sur ton efficacité.

3 conseils pour réussir à mieux gérer son temps au travail

1# Se fixer des objectifs clairs

Pour moi c’est indispensable et cet élément va conditionner tout le reste… Si tu ne veux plus ne pas savoir où donner de la tête au fil de tes journées, tu avanceras plus sereinement en te fixant des objectifs :

• Au trimestre
  Te donner un objectif long terme va te permettre de prendre de la hauteur sur ton quotidien et d’avoir un fil rouge dans toutes tes actions professionnelles.
  Exemple : Avoir réalisé les 6 entretiens individuels de mon service

• Hebdomadaires
  Ce sont les missions essentielles que tu veux accomplir dans ta semaine (maximum 3 !). Je te conseille de les mener dès les premiers jours pour te laisser une marge de manœuvre !
  Exemple : Écrire la trame commune des entretiens

• Une priorité par jour
  J’insiste sur « une » : pas deux, pas trois, pas six. Non, juste une ! Pourquoi ? Pour avoir la satisfaction de la réaliser : plus tu te fixes de priorités, plus tu risques de voir la frustration pointer le bout de son nez !
  Exemple : Avoir planifié les 6 entretiens dans l’agenda

☝️ Découvre la différence entre l’efficacité et l’efficience dans cet article

Comment définir de bons objectifs ?

Je pourrais citer la méthode SMART, qui indique qu’un objectif doit être :

• Spécifique : c’est à dire simple, précis et clair
• Mesurable : tu dois pouvoir le quantifier, le chiffrer, le mesurer
• Ambitieux et Atteignable: ton objectif représente un challenge à ta portée
• Réaliste : réalisable selon les moyens à ta disposition
• Temporellement défini : une deadline est impérative !

Tu peux utiliser des objectifs SMART pour du long terme, au trimestre par exemple.

Pour tes priorités quotidiennes

Pas besoin de réfléchir à la matrice SMART quand tu définis tes priorités opérationnelles. Assures toi juste qu’elles :

• soient réalisables en un jour
• représentent un challenge, ou te feront ressentir une satisfaction une fois atteintes
• te laissent du temps pour faire autre chose dans ta journée (tu sais les urgences qui arrivent d’un coup ! 🙃)

2# Utiliser un agenda pour mieux gérer son temps

Oui.
C’est la base.
Mais il est important de le rappeler !

Tu peux choisir un agenda papier ou informatique, peu importe. Ce qui te convient le mieux.
Certain(e)s aiment déplacer des cases. Connecter leur agenda avec d’autres applis.
D’autres préfèrent écrire, prendre quelques notes, avoir le contact avec le papier…

J’utilise personnellement les deux, ce n’est pas incompatible.

👉 J’ai un Google agenda dans le cadre de mon travail.
C’est beaucoup plus simple pour moi. Avec un agenda en ligne électronique , c’est facile d’inviter, partager, et de voir l’emploi du temps de mes collègues.

👉 Mon agenda papier me sert pour mes activités personnelles (notamment pour la gestion de ce blog).
J’ai besoin d’avoir des objectifs long terme écrits sur une page, et de noter ce qu’il me passe par la tête au fil de mes inspirations.

Le but est d’arriver à visualiser complètement la semaine en un coup d’œil pour mieux s’organiser.

3# Libérer son cerveau avec des to-do-list

Je ne suis pas là pour te dire qu’il faut faire des to-do-list qui n’en finissent pas, avec 58 tâches en cours ! Non !

Ecrire ce que tu as en tête permet de libérer ton cerveau de cette charge mentale constante.

Que ce soit dans ta vie pro comme perso !

Peu importe le format que tu choisis pour les faire, l’essentiel est que tu fasses comme tu le souhaites : des post-its, un carnet, des feuilles volantes, un logiciel, etc… Teste une méthode, regarde si ça marche, comment tu peux l’améliorer !

Beaucoup de logiciels sur le marché proposent des checklists avec gestion de rappels et autres, sur téléphone ou sur Mac/PC.

Le plus connu est Trello (personnellement, cet outil de planification et de gestion de projets a changé ma gestion du temps et ma façon de travailler en équipe !).

Mais je peux citer aussi le menu « Tasks » de Google Agenda.
Ou encore Notion.

💡 Pourquoi faire des to-do list, mis à part libérer ton esprit ?

• Elles t’aident aussi à gérer tes priorités. 
• A réaliser tes objectifs en te poussant à l’action. 
• Et mieux visualiser les étapes nécessaires pour le travail à réaliser.

Et surtout, quelle fierté, quel sentiment d’accomplissement quand tu rayes ou coche ta tâche une fois qu’elle est finie 💪

Si tu commences à appliquer ces 3 principes, tu y verras plus clair.

Découvre les 7 applications qui ont révolutionné mon organisation de manager dans cet article !

Le secret de la gestion du temps ? La planification des tâches

La planification est un investissement ! 

Ce mode de fonctionnement n’est pas du tout intuitif.

Pourtant.
C’est la clé d’une organisation efficace.

On peut faire le parallèle avec ton argent mis de côté : tu fais un effort, un sacrifice, en te « privant » de cet argent pour le placer, pour qu’il te rapporte x2 plus tard 💰

Pour le temps c’est la même logique.
Consacrer 20 minutes pour planifier tes plages horaires de la semaine te permet d’obtenir 5 fois plus de résultat au final !

Si tu dois retenir une seule chose de cet article, c’est l’importance de la planification pour arrêter de subir ton emploi du temps !

Quand remplir son agenda ?

J’avais suivi des formations qui conseillaient de le faire le vendredi soir pour se libérer l’esprit avant le week end. D’autres conseillaient le lundi matin pour se plonger d’un bon pied dans sa semaine.

J’ai envie de dire « peu importe », c’est selon ta façon de travailler !

Quels éléments planifier dans son agenda ?

• Tes tâches à haute valeur ajoutée 📈
  Ce sont celles qui produisent le maximum de résultats dans ton boulot.
  Ce pour quoi tu es payé.
  Planifie ces moments où tu n’es pas disponible pour les autres (pas de téléphone, pas de mails, pas d’irruption dans le bureau) pour rester concentré(e) à 100% sur ton cœur de métier.
  Cela peut correspondre à tes priorités journalières par exemple.

• Tes rendez-vous et réunions de travail 📆
  Mais également les temps de préparation en amont pour être encore plus efficace !

• Des rendez-vous avec toi-même 🙏
  Oui tu as bien lu ^^
  Ce sont des temps pour toi, c’est bien d’en avoir au moins une heure dans la semaine pour lire, t’inspirer, réfléchir, penser stratégie et objectifs, aller courir, faire ton sport préféré, déjeuner avec un proche, etc…

🚨 Il est cependant important de ne pas remplir son agenda. Surtout pas !

Un planning prêt à déborder, est source d’anxiété (« J’ai tout ça à faire jeudi ?« ).

Source de stress car aucune place n’est laissée pour les imprévus.

Et source de frustration car un ou plusieurs évènements ou dossiers ne pourront pas être réalisés.

Perso, je laisse toujours 2 à 4h vides dans mes plannings pour gérer les imprévus !

Une bonne gestion du temps n’est pas synonyme d’agenda rempli à ras bord !

Comment organiser son planning ?

Il existe plusieurs méthodes pour organiser son agenda, je vais en citer deux qui sont les plus pertinentes pour moi :

• le timeboxing attribue un bloc de temps à une tâche spécifique.
  On ne réalise que celle-ci et pas autre chose dans le temps imparti, sans déborder dans le planning.
  Résultat : tu restes concentré sur une seule mission et tu forces ton cerveau à réaliser la tâche dans la deadline fixée !

• le batching propose de regrouper puis d’exécuter les mêmes tâches à la chaîne.
  Imagine que tu doives scanner des documents qui arrivent au fil de la semaine : réserve toi deux heures pour tous les scanner à la suite, tu perdras moins de temps en déplacements physiques et en clicks/utilisation logicielle !
  Tu peux aussi prévoir de gérer tes mails lors de moments précis dans ta journée (une heure par jour où tu ne fais que ça, mais tu ne les consultes plus le reste du temps)
  Le batching est notamment inspiré de la cuisine, où il s’agit de préparer à l’avance les plats de la semaine.

☝️ Découvre mes astuces de productivité dans mon article où je détaille 10 lois de productivité pour être plus efficace

A toi de voir comment t’organiser et planifier au mieux tes tâches.
Cependant.
Même si tu fais un système de gestion du temps béton…
Il ne tiendra sur la durée qu’en gérant les sollicitations externes.

Comment mieux s’organiser et limiter les sollicitations externes ?

Paul Brazzolotto, docteur en psychologie cognitive, nous apprend que les employés du secteur tertiaire sont interrompus toutes les 4 minutes en moyenne. Incroyable !

Avec mon burn-out, j’ai compris que je ne faisais que subir et réagir, au lieu d’anticiper et agir.
Depuis, je réduis au maximum mes pertes de concentration venant d’une interruption externe.

Alors, pourquoi rester concentré(e) ?

On pourrait se dire que notre évolution naturelle pourrait nous permettre de nous adapter non ? Que le cerveau humain est désormais fait pour faire du multitâches (le fameux multitasking !)

Et bien pas du tout !
Gloria Mark, chercheuse américaine, révèle qu’il faut jusqu’à 23 minutes pour arriver à nous reconcentrer sur notre travail après avoir été interrompu. Ouch…

👉 Si on rapproche cela des interruptions toutes les 4 minutes, je te laisse imaginer les dégats… Qu’ils soient sur ton cerveau, mais aussi au niveau des coûts de ton service ou de ton entreprise…

La règle à retenir est celle du « 1 pour 4 » : une heure focus sur une mission équivaut à 4 heures de travail entrecoupé (multitasking) en termes de résultats !

Convaincu(e) ? Alors on part à la chasse aux perturbateurs dans ta gestion du temps !

1# Supprimer les notifications 

Dans nos métiers (hyper) connectés, notre cerveau est soumis à des sollicitations constantes : publicités, notifications, emails, pop up, téléphone, etc…

La peur de rater quelque chose nous pousse à faire les curieux, à jeter un oeil à nos mails ou notifications Sms. Pour au final lire : « N’oublie pas d’acheter une baguette pour ce soir ! » 🤨

Un téléphone, surtout au travail, est fait pour téléphoner, ou échanger quelques SMS professionnels. Et… c’est tout !

Essaie de désactiver tes différentes notifications.

Petit à petit, les unes après les autres.

Et si tu peux, fais le aussi dans le cadre perso.

Promis, tu ne vas rien louper d’important : s’il y a une urgence, on t’appellera ! 😉

2# Arrêter de perdre son temps en réunion

La réunion est la grande maladie de nos temps modernes ! Elle en a même hérité un nom : la réunionite aigüe !

☝️ Je te donne 7 étapes essentielles pour enfin rendre les réunions efficaces dans mon article sur la réunionite.

Là encore, tu vas avoir plusieurs moyens d’agir pour rendre les réunions efficaces :

• Arriver à l’heure et respecter la durée prévue.
  Si on fixe une durée d’une heure, c’est une heure ! Cela évite les discussions stériles, allons droit au but !

• Ne pas assister à toutes les réunions
  Si elle a lieu sur un sujet qui ne te concerne pas, pas la peine d’y aller ! Autant gagner en efficacité sur tes autres tâches.

• Une réunion suppose une décision
  Si elle n’a pas d’objectif clair, d’ordre du jour, et un compte rendu orienté « actions », elle n’aura pas servi à grand chose

Si déjà ces 3 points évoqués sont respectés, les réunions sont obligatoirement plus efficaces et beaucoup moins chronophages !

3# Optimiser la gestion des mails

La boite mail n’est pas une to-do-list !

Beaucoup laissent les mails non traités en « non lu » pour y penser (« mode confession intime on« , je l’ai fait moi-même pendant très longtemps 😅).

Pour schématiser, la boîte de réception est une to do list remplie par les autres, à l’infini, sans que tu puisses contrôler ce qui arrive. Or une vraie liste de tâches est alimentée par des éléments que nous choisissons. C’est donc indispensable de séparer les deux !

Et le fait de zieuter X fois par jour une boîte de réception où il y a 56 emails non lus, ça fait sacrément monter le stress, alors qu’une boîte mail vide = bonheur 🤩 !
Si si je t’assure ^^

Utiliser des mots clés

Ta boîte mail (et encore plus spécifiquement Gmail, qui est quand même un dérivé du plus gros moteur de recherche mondial) est également une archive simple à organiser.

Soit tu utilises des dossiers et répertoires et tu nettoies régulièrement ta boite mail.
Soit tu fais comme moi, tu ne ranges rien mais tu portes une attention particulière aux objets et contenus des mails envoyés, pour mieux les retrouver si nécessaire par la suite avec des mots-clés.

Ces quelques astuces permettent de bien organiser ses mails simplement.

☝️ Si tu veux aller plus loin, va lire mon article dédié à la gestion des mails pour gagner du temps !

Si tu appliques ces conseils en gestion du temps, tu vas gagner facilement une heure par jour.
Mais le but n’est pas de crouler sous encore plus de taf !
Non, c’est de faire moins de choses, mais beaucoup mieux 🙂

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N’hésite pas à me partager tes astuces d’organisation en commentaires, j’y répondrai et testerai avec plaisir ce que tu me proposes 😉