Intégrer la facilitation dans son quotidien de manager

La facilitation en management
Sommaire

La facilitation est un outil incroyable dans ton quotidien de manager pour renforcer l’efficacité et l’engagement de ton équipe. 

Et ce n’est pas si compliqué que ça en a l’air.…

J’ai invité au micro Karine Turcin, spécialiste de l’intelligence collective et la facilitation pour nous parler de ses outils, de ses idées et de ses astuces à mettre en œuvre dès maintenant. 

Comment peux-tu utiliser l’intelligence collective ? Ou encore intégrer la facilitation dans ton quotidien de manager ? La réponse dans cet épisode.

La facilitation, c’est quoi ?

Quand on parle de facilitation, on parle d’un groupe de personnes qui travaillent ensemble. On ne facilite pas une personne seule sur un projet.

Le but de la facilitation, c’est de créer un processus, un chemin par lequel une équipe va pouvoir passer pour atteindre un objectif. 

Comment ?

Le facilitateur pose le cadre de départ : les règles du jeu sur le travailler ensemble, sur la communication, sur l’écoute. Il clarifie l’objectif. Puis des ateliers sont proposés aux équipes pour les amener pas à pas à atteindre leurs objectifs. 

Le facilitateur n’est pas garant du résultat. Il est garant du processus. 

Il n’est pas non plus impliqué dans le résultat. C’est l’équipe qui travaille. 

Pourquoi utiliser la facilitation en tant que manager ?

Ce qui est intéressant pour un manager dans la facilitation, c’est de pouvoir autonomiser son équipe. L’équipe va devenir décisionnaire. Elle prend une responsabilité sur les décisions, les plans d’actions, les diagnostics, la vie en entreprise.

Le processus peut s’intégrer dans les réunions mais il peut également faire partie de la culture d’entreprise. 

Pour les managers, la facilitation est une boîte à outils et une posture supplémentaire qui leur permet d’aller chercher une posture de confiance. 

Le manager facilitateur adopte davantage une posture de confiance à la place d’une posture de contrôle.

Facilitation management

Quand un manager doit-il faire appel à un facilitateur ?

Il existe un point commun entre tous les managers qui souhaitent utiliser la facilitation : ils ont tous une surcharge de travail. Ils sont tous débordés.

Ils ont également une posture entre une hiérarchie qui leur tend des feuilles de route et des collaborateurs à qui ils doivent transmettre ces feuilles de route. Et ils ont en plus la responsabilité de la décision. 

Le poste de manager est un poste anxiogène et stressant. 

Certains managers arrivent à s’en satisfaire. Tandis que d’autres trouvent des limites à ce modèle et vont chercher à s’appuyer sur plus de confiance et sur la délégation. 

Ces managers prennent une place plus en recul pour autonomiser les équipes. Ce sont des managers facilitateurs ou managers coachs

Mon mot d’experte : j’utilise le terme de manager coach pour désigner un manager qui accompagne, qui travaille aux côtés de son équipe, qui aide à trouver des solutions. Le manager coach n’a pas la responsabilité entière de ce qui se passe du début à la fin. 

Quels sont les enjeux de la facilitation pour un manager ?

En utilisant la facilitation, le manager enfile une double casquette. 

En tant que facilitateur, la posture doit être neutre sur le contenu. Il y a un énorme travail de lâcher-prise car le manager facilitateur n’est plus acteur dans la prise de décision.

Si ton équipe prend le chemin que tu aurais pris à sa place, les choses se passent bien. Mais si elle commence à développer un projet que tu n’avais pas imaginé, ta posture de manager devient difficile. Tu es tentée d’intervenir mais en tant que facilitateur, tu as pour consigne de rester en retrait. 

Si tu souhaites intégrer la facilitation dans ton quotidien de manager, tu ne deviens pas manager facilitateur mais simplement un manager qui utilise les outils de la facilitation. Il y a des moments où tu dois participer. 

L’art est de te positionner par rapport à ce lâcher-prise.

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Quelles sont les idées reçues concernant la facilitation ?

Au cours des dernières années, la facilitation s’est tout de même démocratisée. Mais il existe encore des idées reçues.

Tout le monde ne peut pas faire un atelier

Beaucoup estiment que tout le monde n’a pas forcément le niveau ou les compétences pour participer à un atelier d’intelligence collective

Pour prendre des décisions ou participer à des ateliers stratégiques, il faut un certain niveau d’études ou d’expérience. Il s’agit d’une fausse idée reçue. 

En effet, si tu lances un atelier pour prendre une décision, ton équipe doit être en capacité de comprendre les enjeux. Mais elle n’a pas nécessairement besoin d’être experte. 

Pourquoi ?

Car les méthodes déployées permettent de creuser les sujets, de faire participer tout le monde, de développer les différents points de vue. 

Un point de vue en décalé avec le sujet reste aussi utile qu’un point de vue d’expert. 

Si tu ne fais pas appel à tous tes collaborateurs pour les ateliers, tu n’arriveras pas à faire bouger l’ensemble de l’entreprise. 

Et ceux qui ne participent pas ne comprendront jamais les enjeux des ateliers et des réunions. 

Si tu adoptes la bonne méthode et la bonne posture, tout le monde est en capacité de participer et d’apporter du positif.

☝️ Découvre l’écoute active en management dans cet article

La facilitation prend trop de temps

En effet, monter un atelier pour prendre une décision est plus long que de réfléchir seul dans son bureau.

Pourquoi ?

Car il faut écouter les collaborateurs, faire des compromis, s’expliquer. 

La facilitation prend du temps. Mais les décisions co-construites avec l’ensemble des collaborateurs sont beaucoup plus solides qu’une décision prise par un responsable et partagée par e-mail. 

Mon mot d’experte : en tant que manager, utiliser la facilitation te permet d’avoir plus d’engagement de la part de ton équipe. Mais aussi plus d’implication, plus de sens. 

Les bonnes raisons d’utiliser la facilitation en tant que manager

Durant la crise du Covid, les organisations qui se sont montrées résilientes et qui se sont adaptées plus rapidement sont les entreprises où les décisions ont été prises par l’intelligence collective. Et les résultats étaient meilleurs !

De plus, les collaborateurs se sentent concernés. Ils sont également plus heureux dans leur job. Ils ont moins envie d’aller chercher ailleurs car ils font partie des processus de décision. 

Une fois que tu commences à instaurer une culture d’entreprise basée sur des ateliers d’intelligence collective, il devient difficile de faire machine arrière et de revenir à des modes de décisions classiques. 

Facilitation management

Comment intégrer la facilitation dans son quotidien de manager ?

Faire un état des lieux

Le premier pas pour adopter la facilitation dans ton quotidien de manager est de faire un état des lieux de ce sur quoi tu peux travailler sans prendre trop de risques par rapport à ton équipe et ta hiérarchie.

Tous les managers ont un périmètre de responsabilité dans lequel ils sont décisionnaires. Tu ne peux donc pas commencer la facilitation sur un périmètre dans lequel tu n’as pas de prise. 

Mais tu peux animer des réunions durant lesquelles tu es plus maître de la situation. Et c’est ici que la facilitation peut intervenir. 

À partir d’ici, tu peux commencer à identifier dans ce périmètre les ateliers et les projets sur lesquels tu peux être autonome et tester des choses.

Choisir où commencer

Si tu mets en place des outils collaboratifs (brainstorming, word café par exemple) trop rapidement et plus brutalement, ton équipe peut être terrorisée. 

Une partie peut être soulagée par les changements. Tandis que l’autre risque de perdre ses habitudes et ses repères. 

La révolution n’est pas la meilleure méthode à adopter. Ton équipe a besoin d’être également formée à des outils de facilitation.

Comment ?

Commencer par un changement simple à mettre en place. Puis de tester un autre outil durant un laps de temps avant de repartir sur les outils habituels. 

Tu peux également entreprendre de travailler sur un petit projet sans gros enjeux pour l’organisation. 

L’exemple du world café

Le world café est un atelier où tu installes des personnes en sous-groupes sur des tables, un peu à l’image du cabaret. De manière générale, les groupes ne dépassent pas les 6 personnes. 

Pourquoi ?

Car elles vont devoir interagir toutes ensemble. Plus il y a de personnes et plus le débriefing risque d’être long.

Au sein du world café, des questions simples et claires vont être posées. Tout le monde doit pouvoir y répondre pour être impliqué. Il y a une question par table pour donner l’occasion à chacun de pouvoir participer. 

L’exemple des réunions

Dans le cas d’une facilitation, les réunions existent toujours. Mais elles se font de manière plus efficace. Elles sont organisées de manière à ce que tout le monde écoute et puisse prendre la parole.

Le processus de facilitation a pour objectif de donner un résultat réel à la fin de la réunion. Les réunions sont plus courtes, plus efficaces et animées dans une meilleure ambiance. Elles sont là pour donner envie de travailler ensemble

☝️ Découvre comment prendre une décision quand on est manager dans cet article

Les ressources de Karine sur la facilitation

Les livres de David Autissier : ce sont des fiches outils avec des séquences déjà faites. Il propose des ateliers déjà construits et concrets.

Les sites web de coachs agiles : les coachs agiles utilisent la facilitation dans leur métier. 

Par exemple : coach-agile.com
Mon mot d’experte de la fin : en tant que manager, il faut oser tester, il faut oser faire les choses différemment. Ce n’est pas parce que les autres managers agissent de telle façon que tu n’as pas le droit de tester de nouvelles choses. Elles peuvent changer une ambiance dans l’équipe, amener de l’efficacité et du plaisir à travailler ensemble.

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