Productivité : 10 lois pour être plus efficace au travail

lois de productivite gestion du temps pareto murphy carlson 1
Temps de lecture : 9 minutes
Sommaire

L’organisation et la productivité c’est mon dada ! 🤩
(désolée pour l’expression des années 90’)

Notre époque est une course après le temps.
Tu sais, comme une injonction permanente au dessus de nos têtes : “travaille plus, encore plus, tu ne fais pas assez

Moi, je suis convaincue qu’on peut faire mieux sans faire plus.

Et ça passe notamment par une compréhension des lois de la productivité.

Dans cet article, je vais te dévoiler comment t’auto-coacher avec ces lois de gestion du temps.
Et booster ton efficacité au travail en les suivant dans l’ordre de cet article :

  • Trier ses tâches
  • Les planifier en faisant attention à certains principes de gestion du temps
  • Prévoir des plans de secours
  • Ecouter son rythme pour être efficace

1# La loi de Pareto : le ratio 80/20

C’est l’une des lois de productivité les plus connues. 

Si tu dois en mettre une en œuvre, c’est bel et bien celle-ci ! 😉

Le principe

80% de nos résultats sont le produit de 20% de nos actions.

Cette loi de productivité s’applique à bien d’autres domaines que la productivité.
A l’époque, Pareto s’est rendu compte que 20% de la population détenaient 80% des terres agricoles. 

Mais si on l’applique aujourd’hui, 20% de tes clients génèrent 80% de ton chiffre d’affaires.
En commerce, 80% de tes problèmes viennent de 20% de tes clients 🤭 
Etc..

Comment utiliser la loi de Pareto dans son quotidien pro ?

Cette loi signifie clairement qu’on ne se concentre pas assez sur l’essentiel. 

Donc laisse tomber ton coté perfectionniste et suit ce plan :

  • Liste toutes tes tâches.
  • Détermine les 20% qui t’amènent 80% de valeur ajoutée.
  • Concentre toi dessus en les priorisant dans tes journées.
  • Simplifie, délègue ou élimine le reste (selon la matrice d’Eisenhower). 
lois de productivite gestion du temps pareto murphy carlson 4

2# La loi de Parkinson : se fixer des délais

Le principe

Plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prendra du temps.

Le temps est comme un gaz : il se dilate pour occuper tout l’espace disponible.

Par exemple, si tu mets dans ton agenda un timing de 2 heures pour réaliser une mission qui n’a besoin que d’une heure pour être faite, tu la finiras en 2 heures. 
Ni plus, ni moins. 
Pile ce que tu auras prévu 😅

Autre exemple : dans ma boite, on répond à pas mal d’appels d’offres.
Parfois, on a un délai assez long pour le rendre.
Pourtant, on ne va jamais le rendre en avance ! 
On va mettre 1 mois au lieu des 15 jours habituels, et le finir pile à la deadline. 

Tu te dis peut-être qu’il vaut mieux ne pas mettre de deadline ?
Et non…

❌ Car sans délai, la tâche aura tendance à s’éterniser.

Comment appliquer cette loi de productivité ?

La solution c’est donc de se fixer des deadlines.

Des deadlines à la fois réalistes en terme de temps, et dans un délai assez proche, voir raccourci. 

S’il s’agit d’un gros projet : le mieux est de le diviser en sous tâches, toutes avec une durée et un délai.

✨ Bonus !

Il existe une autre loi de gestion du temps, la loi de Douglas, qui est au final assez similaire. : plus on a de place sur son bureau, plus on s’étale.

Avoue, c’est vrai !
Enfin, en tout cas, moi c’est ce que je fais !

Le mieux est donc de ranger son bureau régulièrement pour retrouver plus facilement ses papiers, ses stylos (qui marchent !) ou ses dossiers.

3# La loi de Hofstader : prévoir toujours plus !

Le principe

Les choses prennent plus de temps que prévu.

Si tu dois retenir une des lois de cet article, c’est bien celle-ci !

Il est quasi impossible de prévoir combien de temps prendra une tâche. Et même en lui rajoutant du temps pour la réaliser, elle risque d’être quand même sous-estimée…

Cette loi est à rapprocher de la loi de Murphy que j’explique un peu plus loin…

Comment utiliser la loi de Hofstader ?

C’est très simple : toujours prévoir une marge de manœuvre dans sa planification ! 🕑


Quand j’avais écrit une newsletter à ce sujet, une lectrice m’avait répondu qu’elle ne prévoyait jamais de bloc de temps dans son agenda, car ça débordait toujours.
Je suis pourtant convaincue que faire du “timeboxing” est un réel gain de temps.

👉 Pour éviter d’être déçu ou de se laisser déborder, prévois au moins une marge de 20% à 30% dans ton estimation de durée de la mission. 

4# La loi de Laborit : commencer par le plus difficile

Le principe

Le comportement humain nous pousse à faire en premier ce qui nous fait plaisir. 

C’est la loi du moindre effort. 

Notre cerveau recherche la satisfaction sur le court terme : ceci explique notre réflexe de procrastiner ce qui nous embête…
Et oui, tu vas préférer passer ton temps sur ton réseau social préféré plutôt que de te mettre devant ta déclaration d’impôts ! 💰

☝️ J’en parle dans mon article sur la procrastination !

Comment appliquer cette loi de gestion du temps ?

Nous sommes généralement plus efficaces en début de journée (sans obligatoirement se lever à 5h du matin 😅).

Donc autant commencer par une tâche difficile en premier, comme ça, c’est fait une bonne fois pour toutes ! C’est ce qu’on appelle “avaler son crapaud” (issu du livre de Brian Tracy)

Ensuite, félicite toi de cette bonne action avec une tâche qui te fait plaisir (à faire après, pas avant bien évidemment !)  : comme cela, tu vas respecter la loi de Fraisse en alternant les tâches déplaisantes avec des phases cools !

lois de productivite gestion du temps pareto murphy carlson

5# La loi de Fraisse : le temps est relatif

Le principe

1 heure n’est pas toujours égale à 1 heure.

Ou autrement dit, le temps est relatif : regarde comment tu ne vois pas passer les épisodes de ta série préférée sur Netflix (tu te lèves de ton canapé, pouf, il fait nuit ! 🌙)
Alors que cette réunion en visio d’une demi-heure avec tes collègues t’a paru tellement loooooooooooooongue 😴 

Du coup, notre cerveau préfère consacrer du temps aux activités qui nous plaisent, quitte à mettre de coté ou reporter celles qui sont moins fun.

Comment utiliser la loi de Fraisse dans son organisation ?

On va essayer de ne pas se flageller et de ne faire que des choses peu sympas dans sa journée !

La solution est de trouver un équilibre en alternant les tâches sympas avec celles qui le sont beaucoup moins…

La solution idéale et ultime est de trouver de l’intérêt à ses tâches pour ne pas voir le temps passer : le faire en musique, se mettre un challenge, s’intéresser au “pourquoi” on le fait, etc..

6# La loi de Carlson : rester focus

Le principe

Faire un travail sans interruptions prend moins de temps et d’énergie que de le faire en plusieurs fois.

Pareil, cela nous semble une évidence, mais en réalité, ce n’est pas vraiment ce que toi ou moi nous faisons. 

Nous sommes sans cesse soumis à des interruptions dans notre travail : les notifications, nos mails, les appels ou sms, les collègues qui rentrent dans notre bureau sans savoir s’ils nous dérangent ou pas, …
Il est très difficile de rester focus et concentré de façon continue 😔

Le pire, c’est que des études annoncent entre 3 à 25 minutes pour se reconcentrer sur ce qu’on était en train de faire avant l’interruption. 

🤐 Je te laisse imaginer la perte de productivité que cela représente dans une journée !

La conséquence de cette loi de productivité est de regrouper les tâches similaires pour gagner en efficacité. 

Fais un exercice tout simple pour t’en persuader :

  • Tu dois écrire 25 cases de 5 couleurs différentes sur une feuille
  • Fais l’exercice en changeant de crayon de couleur à chaque case colorée
  • Refais le en faisant d’abord toutes les cases rouges, puis toutes les bleues, etc… 
  • Tu remarqueras que c’est beaucoup plus rapide quand tu rassembles les couleurs ensemble (pas de temps perdu en changement de crayon)

Et bien, pour tes tâches quotidiennes, c’est pareil 💡

Par exemple, il vaut mieux traiter ses mails à un moment défini dans la journée qu’au fil de l’eau quand ils arrivent. Gain de temps garanti ! 💪

☝️ Découvre mes astuces de productivité dans mon article où je t’explique comment j’ai boosté mon organisation au travail

Comment utiliser cette loi de gestion du temps ?

Je vais te dévoiler pas à pas comment appliquer la loi de Carlson dans ton organisation quotidienne :

  • Noter dans une journée le nombre de fois où tu es dérangé(e) heure par heure
  • Regrouper tes tâches et les traiter en blocs (batching)
  • Traiter ses mails deux fois dans la journée, et seulement à ces moments là
  • Couper ses notifications (réseaux sociaux, mails, téléphone) quand tu es en mode focus
  • Créer des moments de disponibilité pour les autres (et arrêter de les subir)
lois de productivite gestion du temps pareto murphy carlson 6

7# La loi de Murphy ou la loi de l’emmerdement maximal

C’est l’une des lois de productivité parmi les plus connues.
Mais je ne la cite pas dans les premières volontairement car je trouve qu’on lui donne un peu trop d’importance (ça, c’est mon coté “verre à moitié plein” qui ressort !)

Le principe

Tout ce qui est susceptible de mal tourner va mal tourner.

Rien ne se passe comme prévu. Il y a souvent (toujours ?) un imprévu.
L’ordinateur qui plante juste au moment d’envoyer par mail un dossier hyper important.
Le réveil qui ne sonne pas le matin de cette fameuse réunion où tu négocies un budget important pour ton service.

On a tous des exemples de ce genre… 😅

Comment utiliser la loi de Murphy ?

Il n’y a qu’une chose à faire : anticiper en prévoyant un plan B.

Ca veut dire aussi de prévoir 30% de son temps pour gérer les aléas ou les urgences non-prévues : c’est impossible d’avoir une journée ou un projet planifiés au millimètre. 

L’avantage de cette loi : savoir qu’il y aura des imprévus réduit fortement l’impact négatif qu’ils auront sur toi, ton mental et ton organisation ✔️

8# La loi d’Illich : faire des pauses

Le principe

Au bout d’un certain temps, la productivité baisse, voire même devient négative 

C’est assez logique comme raisonnement.

Mais parfois, on se laisse aller à penser l’inverse.
Combien de fois tu t’es dit “Allez, je fais pas de pause entre midi et deux, sinon, je vais pas y arriver”. Et au final, c’était pire que prévu ? Tu as fini ta journée complètement rincé(e) ? 🧟

Travailler trop longtemps sans faire de pause devient contre-productif au bout d’un moment…

Comment utiliser cette loi de productivité  ?

L’idée est de se créer un rythme de travail avec des pauses régulières.

Le but n’est pas d’en faire toutes les 3 minutes non plus, hein 😛

Mais tu peux te caler sur la technique Pomodoro par exemple : 25 minutes de travail focus / 5 minutes de pause, et une grande pause de 15 minutes tous les 4 cycles. 
C’est ce que j’utilise quand j’ai besoin de vraiment avancer sur un sujet, et ça marche ! 🚀

9# La loi de Swoboda-Fliess-Teltscher

Bon ok, celle-là, ça va être difficile de retenir son nom !
Et pourtant, elle est indispensable à connaître (si ça se trouve tu l’appliques naturellement dans ton quotidien !)

Le principe

Notre productivité est directement influencée par nos rythmes biologiques.

Cela semble évident au cours de la journée.

Mais les saisons influencent aussi notre efficacité (on en parle du changement d’heure ?), tout comme notre alimentation, le cycle menstruel, etc…

Tu as sûrement du remarquer que tu avais des périodes moins productives dans tes journées ou selon les semaines, suivies de phases pompelop où tu es au taquet ! 🥳

Le tout va être d’analyser ces cycles pour mieux les utiliser…

Comment utiliser la loi de Swoboda-Fliess-Teltscher

Respecter son rythme biologique et écouter son corps : voilà le message de cette loi !

Pour apprendre à te connaître, détermine à quels moments tu es au top de ta productivité dans ta journée et dans ta semaine. 
Réserve les tâches que tu peux effectuer en mode “automatique” pour tes phases de “down”.
Et accepte d’avoir des phases moins efficaces et productives : c’est tout à fait normal 🙏

10# La loi de Brooks : ne rien changer est parfois la meilleure solution

Le principe

Ajouter des personnes à un projet en retard accroît son retard.

Il est souvent facile de croire que rajouter de la main d’œuvre sur un projet permettra de tenir une deadline promise à un client.
Résultat ? Loupé ! 🤦

J’aime bien citer cet exemple pour illustrer cette loi de la gestion du temps : ajouter 4 chauffeurs de plus dans un train de la SNCF ne lui permettra pas d’arriver à l’heure 😛

Ce sera même pire car d’autres problèmes s’ajouteront : communication compliquée vu le nombre, apprentissage de tâches inconnues, acclimatation, …

Comment utiliser la loi de Brooks dans son quotidien professionnel ?

Je suis une fervente supportrice de la délégation. C’est un élément indispensable à préparer et maîtriser dans sa gestion du temps et son management.
Mais voilà, la délégation, ça se prépare

Il est parfois plus efficace de travailler plus longtemps soi-même que de déléguer certaines tâches à l’arrache.

De même, empiler les logiciels ou les automatisations ne permettront pas forcément de gagner du temps…
C’est souvent une idée reçue de croire qu’un logiciel peut révolutionner un problème organisationnel en un coup de baguette magique !

Cette présentation des 10 lois de productivité qui impactent directement votre efficacité au travail est terminée ! 🚩

Je te les résume ici pour les appliquer pas à pas dans ton organisation :

  • Se concentrer sur l’essentiel avec le principe de Pareto
  • Se fixer des délais avec la loi de Parkinson
  • La loi de Hofstader : prévoir toujours plus avec une marge de 20-30 % !
  • La loi de Laborit : commencer par le plus difficile
  • Alterner les tâches difficiles avec les plus sympas, selon la loi de Fraisse
  • La loi de Carlson : rester focus en faisant une chose à la fois
  • Prévoir un plan B avec la loi de Murphy
  • Faire des pauses selon la loi d’Illich
  • Ecouter ses rythmes biologiques avec la loi Swoboda-Fliess-Teltscher
  • La loi de Brooks met en garde sur les ajouts improductifs
lois de productivite gestion du temps pareto murphy carlson 2

Ebook

Découvre comment gagner 1 heure par jour sans efforts !

Avec ce guide ultra concret, deviens plus efficace grâce aux meilleures astuces de productivité que j'ai testé !

Partager sur facebook
Partager sur linkedin
Partager sur pinterest
Partager sur twitter

Tu pourrais également aimer :

2 réflexions sur “Productivité : 10 lois pour être plus efficace au travail”

  1. Ping : Comment j'ai boosté mon organisation au travail - Smile at Job

  2. Ping : 12 clés indispensables pour un travail d'équipe réussi ! - Smile at Job

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Pour mieux manager et communiquer avec des profils différents du sien !

Le guide pas à pas

LISTE D'ATTENTE

Soyez la première personne prévenue du lancement du coaching collectif en octobre 2021 !

Gagne 1h par jour !

Le guide ultra concret de 17 pages pour :

#PRODUCTIVITE

  • mieux t'organiser dans ton quotidien
  • pimper son organisation avec 7 logiciels au top
  • en finir avec la réunionite
  • appliquer tout ça avec un template tout prêt

En téléchargeant le guide, tu recevras tous les mercredis matins mes conseils que je ne partage qu'à mes abonnés ! 

Manage avec succès

des profils différents !

Le guide ultra concret de 30 pages sur l'ennéagramme pour :

#MANAGEMENT

  • mieux comprendre ton profil et tes réactions
  • détecter le profil de tes collaborateurs
  • les motiver et éviter de se tromper
  • un workbook pour le mettre en pratique de suite

En téléchargeant le guide, tu recevras tous les mercredis matins mes conseils que je ne partage qu'à mes abonnés !