Comment bien communiquer quand on est manager ?
C’est la question que j’ai posée à Valérie Richard dans ce tout nouvel épisode de podcast. Au fil de ton écoute ou de ta lecture, je t’invite à découvrir de nombreux conseils pour améliorer ta communication avec tes équipes.
Quelles sont les bases pour bien communiquer quand on est manager ?
Comment bien communiquer : l’écoute active
Souvent, quand on communique et quand on écoute, les pensées fusent dans nos têtes et au final, on n’écoute pas très bien. C’est l’une des raisons pour laquelle la communication peut être difficile.
La première base pour bien communiquer est donc l’envie d’écouter, l’envie d’écouter sincèrement ce que ton collaborateur a à te dire. Mais aussi de comprendre ce qu’il a en tête. Demande-toi quel est son point de vue, quelle est sa perception.
Pourquoi ?
Car c’est de cette façon que tu peux arriver à voir si, ensemble, vous êtes sur la même longueur d’ondes et si vous pouvez trouver des terrains d’entente.
Ne cherche pas à interpréter.
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Deuxième base : accepter d’avoir des points de vue différents
Quand on est leader et manager, il faut savoir accepter de ne pas toujours avoir raison. Tu es censée apporter un certain nombre de solutions, prendre des décisions, et au final tendre vers la position de “sachant”
Mais, il faut accepter de ne pas tout savoir.
Ton équipe a également plein de choses à t’apporter. Adopter une posture d’humilité est très important. Car à l’inverse, tu risques de rester dans une posture un peu haute. Ce qui crée des problématiques d’égo, de pouvoir et ainsi, brouiller la communication.
Troisième base : laisser ton équipe s’exprimer
Ici, je te parle de laisser ton équipe s’exprimer jusqu’à bout de son idée.
Si un collaborateur vient te parler et que tu te rends compte que son point de vue te parle, tu peux avoir envie de rebondir. Donc, tu commences à parler un peu trop vite alors qu’il n’a pas fini sa phrase, ni de s’exprimer. Si tu le coupes, tu te prives de pas mal d’informations importantes.
Il est important de respecter le temps de parole de chacun. Mais aussi d’entendre ce que la personne a à te dire.
C’est aussi ça la communication positive.
Mon mot d’experte : certains de tes collaborateurs vont avoir besoin de temps pour finir leurs phrases et leurs réflexions. Même s’ils marquent un temps de pause, il ne faut pas les couper à ce moment-là. Tu es peut-être impatiente, tu as probablement envie d’aller vite. Mais il est important de laisser l’autre aller jusqu’au bout de sa pensée. Nous vivons déjà dans une société où on aime conseiller et donner son avis. Du coup, on coupe l’élan et on dit rapidement ce qu’on pense. Alors que l’interlocuteur n’a rien demandé… C’est dans notre nature de conseiller. Mais il vaut mieux questionner que conseiller. C’est une clé très importante pour manager ses équipes.
Bien communiquer, c’est aussi questionner
L’interprétation peut laisser des questionnements. Il est donc essentiel, quand on est manager, de rebondir et de poser des questions. Cela te permet de voir si tu as bien compris ton collaborateur.
Le questionnement peut, bien entendu, prendre la forme de reformulations.
Comment ?
Tu peux lui demander de préciser son idée ou son propos. En même temps, tu l’aides à réfléchir, ce qui rend l’échange encore plus intéressant. Le questionnement évite lui aussi de partir dans des directions qui ne sont pas toujours les bonnes.
Cinquième base : exprimer ce qui est important pour soi
Ce n’est pas une base facile à mettre en œuvre. En tant que manager, tu veux probablement essayer de donner un cadre. Tu peux donc t’oublier et te faire passer en dernier.
L’idée est d’arriver à exprimer ce qui est important pour toi.
Pourquoi ?
Car c’est aussi de cette façon que tu vas pouvoir faire avancer ton équipe. En effet, en partageant tes valeurs fortes (esprit d’équipe ou l’implication de chacun par exemple), tu vas pouvoir les donner à ton équipe.
S’appuyer sur ses valeurs et ses besoins permet d’établir un bon fil conducteur.
☝️ Découvre pourquoi c’est important de travailler ses valeurs dans cet article
Comment bien communiquer quand on a peur du conflit ?
C’est un problème qui revient très souvent : on n’ose pas dire à son équipe ce qu’on pense vraiment.
- Par peur de créer des conflits,
- Par peur de froisser,
- Par peur de vexer.
Résultat : on dit un peu mais pas complètement, on se retient. Et cette posture amène à des conflits puisqu’on n’est pas entièrement sincère. On ne dit pas ce qui nous dérange ou ce qui nous manque.
Se retenir n’est pas forcément une bonne chose.
Une pensée revient très souvent : tu te dis probablement que si tu dis ce que tu penses, ton collaborateur risque de mal le prendre. Non !
Comment bien communiquer et dépasser cette croyance ?
Tu peux dire à peu près tout, mais tout dépend de la façon dont tu le dis.
Il faut être clair sur ce que tu attends de ton équipe, sur la façon dont ton équipe peut s’améliorer. Dans ce cas, il n’y a aucune raison qu’elle le prenne mal tant que tu restes dans la bienveillance et que tu cherches à faire progresser l’autre et la situation.
Comment poser tes limites avec une communication positive ?
L’importance de fixer des limites pour bien communiquer
Tu te dis sûrement qu’en posant des limites, tu deviens rigide, méchante ou désagréable. Non !
Pourquoi ?
Car quand tu es leader, tu as le rôle de guider ton équipe. Et pour bien guider, tu dois donner le cap. Tu dois savoir vers quelle direction vous vous dirigez ensemble.
Cependant, avant de poser tes limites, il faut que tu sois au clair toi-même avec tes propres limites. Ce qui est évident pour toi, dans ton expérience et ton référentiel, ne l’est pas forcément dans la tête de ton collaborateur.
Il faut que tu puisses être claire sur ce que tu acceptes et ce que tu n’acceptes pas. Cette clarté est une des clés en communication positive.
Elle donne ainsi ton cadre et ses limites à ne pas franchir. Cela ne signifie pas que tu vas devenir rigide. Mais cela fait partie de ton rôle d’exprimer à ton équipe d’expliquer où vous allez.
Petit conseil utile :
Écris ce que tu acceptes et ce que tu n’acceptes pas en termes de savoir-être, de comportement, de résultats. L’écrire te permettra de le dire plus clairement et plus facilement à ton équipe.
Comment réussir à fixer ses limites ?
Si tu as du mal à t’exprimer, demande-toi :
- Ce qui te fait peur,
- Ce qui te dérange,
- Quelles sont les pensées qui surviennent.
Cette réflexion permet de dépasser tes croyances limitantes mais aussi de travailler sur elles. Il va également être idéal pour t’améliorer et t’aider à mieux poser tes limites.
Poser des limites à son équipe signifie également poser des limites à soi-même. Et seulement ensuite, il faut prendre le temps de communiquer, de dire les choses, de se mettre dans le bon état d’esprit.
Comment bien communiquer en fixant ses limites ?
Préfères-tu être dans la bienveillance ou dans le recadrage fort ?
Les deux se pratiquent, tout dépend de la situation.
En faisant le choix de fixer un cadre, il faut pouvoir expliquer à ton équipe les conséquences positives pour elle et lui prouver les effets bénéfiques. N’hésite pas à le partager à plusieurs reprises, de manière régulière.
Mon mot d’experte : je trouve cela important de faire le point soi-même, de prendre le temps de se poser et de réfléchir, de poser ses besoins et ses valeurs. Les valeurs donnent un cadre dans son management.
Quand fixer ses limites ?
Il peut y avoir différents cas de figure.
- C’est intéressant de pouvoir fixer tes limites assez tôt.
- Toutefois, il faut aussi prendre le temps d’observer et d’apprendre à mieux connaître ton équipe.
- Commence à te faire tes propres opinions, observe ce qui fonctionne et ce qui fonctionne moins bien.
Ce temps d’analyse te permet de conserver ce qui fonctionne et de trouver des solutions et des améliorations pour le reste. Tu peux te laisser quelques semaines, voire quelques mois, pour ensuite te demander comment tu vois les choses.
Cette réflexion permet de poser plus facilement les bases de son cadre. Tu n’as pas besoin de te précipiter.
De plus, l’entreprise et l’équipe évoluent également. Tu peux donc réfléchir à un autre cadre dans la suite de ton expérience.
Cet exercice est donc intéressant à refaire régulièrement.
Peut-être une fois par an en te demandant si tes limites sont toujours ok ou si elles peuvent aller un peu plus loin. Pourquoi ne pas travailler sur ce point en début d’année.
Si tu viens d’arriver sur ton post, tu peux fixer ton cadre en collectif. Il est toujours intéressant de se présenter et d’expliquer ses choix, d’exprimer ses besoins et sa vision. L’occasion est également idéale pour recueillir l’opinion de chacun.
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Si tu es confrontée à un collaborateur qui a du mal à se repérer dans ton cadre, tu peux revoir ce dernier en individuel, dans le cadre d’une bonne communication positive. Car après tout, le degré d’autonomie et de décision est propre à chacun.
Comment réussir à s’affirmer en tant que leader ?
L’affirmation de soi et ses croyances limitantes en management
C’est un sujet récurrent qui revient : la difficulté de s’affirmer.
Une croyance limitante peut te conduire à penser que si tu t’affirmes, tu peux devenir méchante ou imbue de toi-même.
Il faut apprendre à déconstruire ces schémas.
Pourquoi ?
Car finalement, être affirmée fait partie de ton rôle de manager. Tu es là pour guider, pour fédérer, pour piloter, pour encadrer une équipe. Être affirmée et confiante conduit à dire les choses de manière claire.
Attention !
- Tu as le droit de douter,
- Tu as le droit de ne pas être sereine avec une de tes décisions,
- Tu as également le droit de te tromper.
Dans ce cas, il ne faut pas hésiter à le partager avec ton équipe en fonction de tes relations avec elle. Il est intéressant de pouvoir lui montrer que tu es humaine et que tu peux parfois te tromper.
☝️ Découvre comment prendre une décision quand on est manager dans cet article
Quelques conseils pour réussir à s’affirmer
L’affirmation, la confiance et l’estime de soi nécessitent un travail sur soi. Quelqu’un qui manque d’affirmation et qui n’est pas capable de donner le cap revient à dire qu’il n’y a pas de pilote dans l’avion. Cela peut mener à des situations dramatiques pour l’équipe, le manager et l’entreprise.
Travaille sur toi et surtout, passe à l’action !
Si tu as peur ou que tu ne te sens pas à l’aise, pense à la méthode des petits pas. Essaie petit à petit, mets en œuvre une première petite décision. C’est un premier pas qui peut te permettre par exemple d’animer une réunion d’équipe, de prendre la parole devant un public impressionnant.
L’affirmation de soi, c’est comme un muscle. Elle a besoin d’entraînement. Les débuts sont difficiles mais avec l’entraînement, l’exercice devient de moins en moins compliqué.
Mon mot d’experte : il faut y aller tranquillement, petit à petit. Tu n’es pas obligée d’aller chercher directement la personne avec laquelle tu te trouves en difficulté, qui sort du cadre. Tu peux commencer à t’affirmer vis-à-vis des personnes avec qui tu as une meilleure confiance. Tu n’as pas peur du jugement vis-à-vis d’elles.
Comment réaliser un feedback constructif ?
Le travail du feedback est un exercice difficile lorsqu’on est manager. Et il l’est d’autant plus lorsqu’il s’agit d’une personne qui est sortie du cadre et qui a donc besoin d’un recadrement.
Pourquoi le feedback est-il important ?
Le feedback est nécessaire pour lui faire comprendre en quoi son comportement ou ses actes ne correspondent pas à tes attentes ou à l’atteinte des objectifs.
Si tu ne lui dis rien, la personne concernée risque de reproduire les mêmes actions et le même comportement. Le feedback est donc important pour lui donner un repère et pour qu’elle comprenne ce que tu acceptes et n’acceptes pas. L’absence de feedback risque également de donner davantage de liberté à ton collaborateur.
Quelques conseils pour un bon feedback
Il faut pouvoir voir quelqu’un qui sort du cadre en individuel. Le feedback nécessite de prendre un temps, pas forcément trop long. S’il est précis et concis, il n’est pas soumis à interprétation et évite toute polémique par la suite.
Il ne faut pas hésiter à être directe pour rappeler le cadre. Un petit rappel de ce dernier et de tes attentes est important. Le feedback représente également une manière de responsabiliser.
Pourquoi ?
Il permet de t’exprimer mais il est également l’occasion idéale pour faire s’exprimer ton collaborateur. N’hésite pas à lui demander ce qu’il en pense. Tu t’assures ainsi qu’il a compris en quoi et pourquoi il est sorti du cadre, et qu’il se remet en question immédiatement.
En effet, il n’a peut-être pas forcément compris pourquoi il est sorti du cadre, et ce n’est pas grave. Ce n’est peut-être pas une envie délibérée de sa part. Tu es donc là pour lui expliquer à nouveau et pour t’assurer que tout est clair.
Alors, comment bien communiquer grâce au feedback ?
Il faut bien entendu rester le plus possible dans la bienveillance. Le feedback sert avant tout à s’améliorer. Il faut le voir comme un outil de construction. Le collaborateur doit comprendre pourquoi son comportement ou ses actes ont des conséquences négatives. Et il doit avoir envie de se mobiliser pour faire en sorte que tout se passe mieux par la suite.
Le questionner te permet ainsi de te rendre compte s’il est toujours motivé et s’il a envie de changer.
Mon mot d’experte : concernant le feedback, il existe tout un tas de méthodes. Mais à aucun moment, il est conseillé de questionner son interlocuteur pour savoir s’il a bien compris. Alors que c’est un aspect important pour une communication positive.
Qu’est-ce qu’un feedback positif ?
À l’inverse, le feedback peut également servir à partager un succès, une amélioration, un acte positif. L’idée est de faire prendre conscience à ton collaborateur ce qui l’a aidé à réussir. C’est une autre façon de bien communiquer quand on est manager.
Comment ?
Il faut donc lui demander : qu’est-ce qui t’a permis de t’améliorer ? Sur quoi as-tu pu t’appuyer ? C’est une aide essentielle pour prendre du recul sur son propre travail et ses propres compétences.
Le feedback positif permet également de rendre ses équipes plus autonomes et plus efficaces. Mais aussi de leur prouver qu’elles peuvent progresser. Il s’agit d’un feedback de revalorisation.
☝️ Découvre mon article sur la mauvaise communication et les 7 conseils pour éviter les erreurs
Comment bien communiquer avec ses anciens collègues ?
Lorsqu’on passe manager, on peut rencontrer des difficultés à communiquer avec ses anciens collègues. La situation est délicate.
Prendre un temps pour discuter avec eux
Ce temps permet de mieux et bien communiquer.
Mais aussi de leur expliquer que tu as des objectifs, que l’entreprise te demande un certain nombre de choses, que ton rôle change.
Mais pour autant que toi , tu ne changes pas. Tu restes la même personne. Tu as juste une nouvelle fonction à remplir et des objectifs comme eux.
Il faut leur expliquer également que vous allez avancer ensemble. Mais, bien entendu, ton rôle nécessite que tu guides tes anciens collègues, que tu diriges et que tu pilotes. Tes impératifs sont différents.
Ils doivent donc comprendre que tu dois leur déléguer des tâches, leur donner des consignes, contrôler également certaines choses.
Pourquoi ?
Car après tout, ces aspects font partie de ton travail. Si tu ne le fais pas, tu ne peux pas remplir ta mission.
Prendre un temps pour soi
Cela ne signifie pas pour autant que tu as moins confiance en eux. Mais il peut être important pour toi de poser des bases et de t’accorder un temps pendant lequel tu as besoin de prendre du recul. Les relations entre collègues peuvent être fortes et dépasser le cadre du travail.
Dans ce cas, tu as le droit de prendre un moment pour t’adapter à ton nouveau poste et de partager tes difficultés quant au comportement à adopter avec tes anciens collègues. La situation peut être délicate pour toi aussi. C’est pour cela qu’il est important de pouvoir le dire avec authenticité.
Accepter son nouveau rôle
D’un autre côté, il faut aussi prendre conscience qu’être manager, c’est faire partie d’une ligne hiérarchique qui peut être critiquée. Tes anciens collègues vont t’observer et te critiquer. Mais il faut accepter que cette situation puisse arriver et ne pas hésiter à en discuter d’adulte à adulte.
L’idée n’est pas de se mettre en position supérieure. Mais de pouvoir parler, pourquoi pas avec un ton humoristique, et de pouvoir poser des limites. Il faut essayer d’être transparente le plus possible.
Dernier conseil de Valérie sur la communication positive
Ne jamais oublier que la fonction de manager est une fonction, un costume que tu enfiles. Mais à l’intérieur, tu es la même personne. Rester soi-même est très important. Il ne faut pas te cacher uniquement derrière ton costume de manager pour justifier ta posture et ta façon de communiquer. À l’intérieur, il y a une personne et cette personne, c’est toi.
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