7 astuces pour se simplifier la vie au travail

Tu es débordée, tu cours de partout, et tu aimerais trouver un moyen pour te simplifier la vie au travail ? 

Alors tu es au bon endroit ! 🙌

Quand on est manager, on se retrouve à jongler entre nos responsabilités, nos réunions, nos emails, et on se retrouve à accumuler beaucoup de choses dans notre emploi du temps et notre orga.

Or la clé pour avancer est de simplifier et supprimer. Pas de rajouter encore plus de tâches… 😅

Aujourd’hui, je vais te donner des astuces, des vraies pépites, pour alléger ton quotidien. On va voir ensemble comment tu peux gérer ton temps, ton équipe, et même tes emails de manière plus sereine et efficace. 

Parce que, soyons honnêtes, qui n’a pas rêvé de se simplifier la vie au travail ?

Voici les 7 astuces que j’ai envie de te partager aujourd’hui pour simplifier ta vie professionnelle 🔽

1# Définir des objectifs clairs

La première étape pour simplifier ta vie professionnelle est de définir des objectifs clairs pour toi et ton équipe 🎯

Ce n’est pas pour rien que dans tous les contenus sur l’organisation, on te rabâche sans cesse, objectif, objectifs…

💡 Pourquoi définir des objectifs clairs est-il si important pour se simplifier la vie au travail ?

Tout simplement parce que cela permet d’éliminer les actions non prioritaires et de te concentrer sur ce qui compte vraiment.

Comment faire ?
Identifie ce que tu veux accomplir à court, moyen et long terme, tout en t’assurant que ces objectifs soient SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis)

Quand ton équipe comprend clairement les objectifs, elle travaille de manière plus cohérente et efficace. Et toi, cela te permet de dire non aux projets ou tâches qui ne s’alignent pas avec tes objectifs 🤗

2# Se simplifier la vie : Fixer des limites

3# Déléguer efficacement

Pour simplifier ta vie au travail, apprends à déléguer des tâches pour te concentrer sur ce qui requiert vraiment ton expertise.

Comment réussir sa délégation ? 

▶️ Identifier les tâches à déléguer
Fais la liste de tes tâches hebdomadaires et demande-toi lesquelles peuvent être confiées à quelqu’un d’autre. Ou automatisées. Ou supprimées.
(Car oui, tu verras qu’il y a pas mal de micro tâches qui au final ne servent pas à grand chose)

▶️Choisir la bonne personne
Assure-toi que la personne à qui tu délègues a les compétences et les ressources nécessaires pour accomplir la tâche.

▶️Suivre la délégation
Même après avoir délégué, fais des suivis réguliers pour t’assurer que tout se déroule comme prévu.

Tu te demandes peut-être quoi déléguer pour te simplifier la vie au travail ?
Tu peux confier la gestion des emails non urgents à un assistant ou utiliser des outils d’automatisation.
Tu peux aussi utiliser un outil comme ChatGPT pour automatiser certaines taches répétitives dans ton quotidien (process d’onboarding, questions de recrutement, check de documents)

☝️ Découvre ici ma formation pour faire de ChatGPT ton assistant personnel

La délégation renforce la confiance au sein de l’équipe et développe les compétences des collaborateurs, donc n’hésite pas à utiliser ce levier ultra efficace pour simplifier ta vie professionnelle 🙏

4# Réduire le nombre de Réunions pour se simplifier la vie

Clairement, la réunionite aiguë est un fléau dans le monde du travail. Tu te rendras vite compte que beaucoup de réunions sont inutiles ou pourraient être remplacées par un email ou un appel rapide.

☝️ Découvre ici mon article pour en finir avec les réunions inutiles

👉 Je t’invite à réévaluer l’utilité de chaque réunion quand tu es prête à en programmer une dans ton agenda. Est-ce que le sujet peut être résolu ou discuté sans rassembler tout le monde ? Peut-il être traité par email ou un appel rapide ?
Un bon exemple est de remplacer certaines réunions d’équipe par des mises à jour écrites que chacun peut consulter à son rythme.

Ensuite, balaie ta semaine et pose toi la question pour chaque réunion. 

Par exemple; lorsque les réunions sont indispensables, fixe une durée maximale. Des réunions stand-up de 15 minutes sont souvent suffisantes pour des points rapides et efficaces.

Et surtout, si tu veux réellement simplifier ta vie au travail, ose refuser des réunions ! 😛

N’hésite pas à refuser ou à proposer une alternative lorsque tu es invitée à une réunion qui ne semble pas pertinente.

En réduisant les réunions, tu gagneras non seulement du temps mais aussi de la clarté mentale 👀

5# Utiliser des Outils de Gestion de projet

Les outils de gestion de projet sont tes alliés pour garder un œil sur l’avancement des tâches sans avoir besoin de réunions constantes ou de vérifications incessantes.

Et on a la chance de vivre dans un monde où les outils sont multiples pour gagner en efficacité ! 🤩

Des plateformes comme Trello, Asana, ou Monday.com permettent de visualiser facilement les progrès, les blocages, et qui travaille sur quoi.

Choisis un outil adapté aux besoins et à la culture de ton équipe. 

Par exemple, si ton équipe est visuelle, un outil comme Trello avec son système de cartes peut être idéal.

💡 Pourquoi utiliser ces outils ?
Ils réduisent les ping pong de mails constants pour savoir où en est chacun, en centralisant les communications en un seul endroit.

Les outils peuvent vraiment simplifier la vie (attention, ils ne vont pas tout révolutionner par magie ! ) quand ils sont bien choisis et bien utilisés.

6# Utiliser le Cloud pour le partage de documents

L’utilisation de solutions de stockage en cloud comme Google Drive ou Dropbox facilite le partage et l’accès aux documents, peu importe où tu te trouves. Et ça c’est pépite pour te simplifier la vie professionnelle !

✅ Cela permet une collaboration plus fluide et évite les versions multiples d’un même document qui circulent par email.

Voici comment tu peux en tirer profit au mieux : 

⚡ Encourage ton équipe à toujours enregistrer et partager les documents dans le cloud. Cela évite la perte de données et simplifie la recherche de documents.

⚡ Mets en place un système de nommage et d’organisation des fichiers pour aussi t’aider à retrouver facilement ce dont tu as besoin.

⚡ N’hésite pas à faire des sessions de formation si nécessaire pour que toute l’équipe soit à l’aise avec l’utilisation de ces outils.

7# Simplifier sa vie au travail avec un Processus de décision

❌ Le gros problème des managers ? C’est la fatigue décisionnelle ! 

Car oui, on se retrouve à prendre des décisions constamment, des micro-décisions, tout au fil de nos journées : quel vêtement porter, quel repas manager, tourner à droite ou à gauche au feu, qui mettre sur ce projet, etc…

➡️ Un processus de décision clair et simplifié va t’aider à prendre des décisions rapidement et donc réduire la fatigue décisionnelle.

Pour y arriver, définis un vrai processus de décision dans ton équipe : 

• Détermine quels types de décisions tu dois prendre toi-même et celles qui peuvent être déléguées à des membres de ton équipe.
• Met en place des consignes claires pour la prise de décision : ça va aider toute l’équipe à savoir comment agir selon les situations.
  Par exemple, tu peux définir une enveloppe, un budget pour lequel tu laisses ton collaborateur décider.
• Pense aussi à simplifier les processus.
  Par exemple, au lieu d’avoir une série de validations pour chaque petite décision, essaie de réduire les étapes pour plus d’efficacité.

En simplifiant les processus de décision, tu allèges ta charge mentale et celle de ton équipe, ce qui peut augmenter la productivité et l’engagement 🚀

☝️ Découvre comment gérer la fatigue décisionnelle dans cet article

En intégrant ces 7 astuces dans ta routine professionnelle, tu transformeras non seulement ta manière de travailler, mais aussi celle de ton équipe. 

Pour simplifier ta vie au travail, commence par des ajustements progressifs et observe les améliorations dans ton quotidien professionnel. 

Car oui, te simplifier la vie au travail est tout à fait possible avec les bonnes stratégies et un peu d’organisation 😍