Entretien annuel d’évaluation : comment bien le préparer ?

trame entretien annuel d'evaluation
Temps de lecture : 7 minutes
Sommaire

L’entretien annuel d’évaluation c’est la hantise de la plupart des managers.

Tu le vois certainement comme une obligation…
Tu ne sais pas vraiment quelles questions poser…
Tu penses certainement que c’est une perte de temps ! 🙄

Et pourtant…
L’entretien individuel annuel est un excellent outil pour accélérer la performance de ton équipe, renforcer l’engagement de tes collaborateurs et batir une relation de confiance.

Je te donne mes meilleurs conseils dans cet article pour réussir tes entretiens individuels annuels d’évaluation quand tu es manager.

Mais surtout, je te mets à disposition ma trame d’entretien annuel d’évaluation en pdf à télécharger gratuitement à la fin de cet article ⏬

Quel est l’objectif de l’entretien annuel d’évaluation ?

C’est quoi un entretien individuel annuel ?

L’entretien individuel annuel permet de faire le point entre toi, manager, et tes collaborateurs sur l’atteinte (ou non) de leurs objectifs fixés sur l’année 🙌 

Mais aussi et surtout, cet entretien individuel est un moment privilégié pour échanger sur : 

  • les compétences acquises,
  • celles qui restent à acquérir,
  • les choses à améliorer dans le service,
  • son sentiment dans l’entreprise et son environnement de travail

Bien souvent, on voit cet exercice comme une contrainte, et on procrastine le moment de le planifier et de le préparer.

Résultat ?
❌ Des entretiens annuels complètement bâclés et expédiés, une préparation à la va vite, aucun sujet vraiment creusé, et des échanges qui restent superficiels !

L’objectif de l’entretien annuel d’évaluation est donc de faire un point sur ta relation avec ton collaborateur et obtenir des pistes de réflexion pour maintenir sa motivation, son engagement, répondre à ses besoins et déceler tout problème à venir.

Et pour y arriver, l’entretien annuel se prépare !
C’est clairement ton rôle en tant que manager d’y porter une attention et un soin particuliers 🙏

conseils entretien annuel evaluation

Mais avant de te donner mes 7 conseils pour bien préparer les entretiens annuels, je vais t’expliquer la différence avec l’entretien professionnel ! (car oui, il y a souvent beaucoup de confusion entre les deux ! 😅)

Quelle est la différence entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel ?

L’entretien annuel d’évaluation est un échange privilégié entre un collaborateur et son manager sur les objectifs, les performances et le cadre opérationnel du travail.

L’entretien professionnel est quant à lui un entretien obligatoire, légalement, qui a lieu tous les deux ans. Il sert à faire le point sur l’évolution du collaborateur dans l’entreprise, ses souhaits de formation : il permet de construire son projet professionnel de façon plus large.

Comment préparer un entretien individuel annuel ?

Ok, maintenant qu’on a vu à quoi cela servait, je vais te dévoiler maintenant mes 7 conseils pour bien préparer un entretien annuel d’évaluation d’un collaborateur :

Planifier les dates d’entretien

🎯 Planifie et fixe dans l’agenda les dates des entretiens individuels au moins 3 semaines en avance : cela va te laisser suffisamment de temps pour les préparer convenablement.

Je te conseille également d’en profiter pour noter par la même occasion tes blocs de temps où tu vas te mettre en mode “focus” pour les préparer avec soin   

Envoyer la trame d’entretien annuel d’évaluation

📧 Envoie la trame d’évaluation à tes collaborateurs pour qu’ils puissent eux aussi prendre le temps de préparer ces entretiens.

Le modèle d’entretien annuel d’évaluation pdf que je te mets à disposition contient une grande partie d’auto-évaluation qu’ils doivent remplir

Donner du sens

💡 Explique l’importance de cet entretien.

Tu es là pour donner du sens et expliquer que ce n’est pas un entretien à prendre à la légère.
Avec ton équipe vous ne faites pas cet entretien individuel parce que c’est une obligation. Non.

Si tu t’impliques, tu es en droit de demander le même degré d’implication et d’investissement de tes collaborateurs !

Chaque année, quand j’étais manager, si un salarié se pointait à l’entretien sans rien avoir préparé, il faisait demi tour : il était hors de question que ce ne soit pas pris au sérieux !

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Faire un bilan de l’année écoulée

📍 Le but est de revenir sur les réussites et difficultés de ton collaborateur.

Et c’est là qu’intervient la magie des entretiens hebdomadaires en 1:1 : si tu les fais avec prise de notes, tu peux revenir très facilement et rapidement sur les moments marquants de l’année.
(Et oui, on a tendance au mois de décembre à oublier ce qu’il s’est passé en février ou en mars de l’année écoulée ! 🙃)

☝️ Découvre pourquoi les entretiens 1:1 ont révolutionné mon management dans cet article

Etre transparente

😇 Malgré tes croyances, n’aies pas peur de dire dans cet entretien individuel tout ce que tu as à dire.
C’est un moment où la transparence est de mise !

Le piège à éviter est de ne s’attarder que sur ce qui ne va pas ou au contraire, ne pas oser parler des échecs par peur du conflit

Donner toute son attention

💬 Une fois en entretien, sois à 100% avec ton collaborateur : c’est un moment privilégié pour vous deux.

Ça veut dire : pas de sollicitations extérieures, pas d’ordinateur avec les mails ouverts, pas de téléphone.
Le but est de te mettre en posture d’écoute active

☝️ Découvre comment développer son écoute active dans cet article

Ne pas monopoliser la parole

Respecte un temps de parole en faveur du collaborateur

Ce n’est à toi de parler la majorité du temps.
Tu n’es pas là pour meubler les silences non plus !

Je te conseille de n’occuper que 20% des échanges, c’est ton équipe qui doit s’exprimer avant toute chose.

Quelles sont les étapes indispensables ?

La trame de ton entretien annuel d’évaluation doit suivre des étapes logiques.

📝 Voici les éléments clés pour t’aider à ne rien oublier pendant cet entretien individuel :

  • On commence par le bilan “personnel” de l’année écoulée : comment le collaborateur a évolué ? Comment s’est-il senti dans l’entreprise ?
  • Évaluation des compétences : l’idée est d’utiliser une trame avec une auto-évaluation des compétences acquises, maintenues, à apprendre, etc… confirmées ou non par le manager.
    Si l’auto-évaluation ne correspond pas à ce que tu as observé, tu interviens à ce moment-là pour échanger sur tes attentes, les points à améliorer.
  • Les objectifs : on fait le point sur les objectifs passés.
    Sont-ils atteints ? Si non pourquoi ?
    Et on décide ensemble des objectifs de l’année à venir.
    Les objectifs sont hyper importants : essaie de les rendre le plus précis possible avec des actions mesurables (objectifs SMART).
    Et surtout de les co-construire pour créer de l’engagement : y a rien de pire pour tes collaborateurs de recevoir des objectifs sortis de nulle part, incompris, démesurés.
    (Tu peux par exemple proposer 2 objectifs annuels et ton collaborateur également)

💎 Je vais te dévoiler maintenant mon astuce pour te guider tout au long de ton entretien individuel et être sur·e d’aborder les performances de ton collaborateur : utilise les 4 projections suivantes :

  • Qu’est ce que le collaborateur doit arrêter de faire ?
  • Que doit-il continuer à faire ?
  • Que doit-il améliorer ?
  • Que doit-il commencer à faire ou apprendre ?

Pour accompagner au mieux la performance de ton équipe, répondez de façon concertée à ces 4 questions pendant l’entretien individuel annuel. 

Quelles questions poser lors d’un entretien annuel d’évaluation ?

Pour moi, les entretiens individuels annuels participent à la construction d’un lien de confiance entre toi, manager, et ton équipe.

⚡ Les questions de cet entretien annuel d’évaluation ne doivent donc pas se limiter qu’aux performances, loin de là !

Voici des exemples de questions, (sachant que tu en retrouveras d’autres dans le modèle d’entretien individuel annuel que je te mets à disposition à la fin de cet article !)

  • Comment expliques-tu les difficultés que tu as eu face à telle situation ?
  • Comment te vois-tu évoluer dans les deux ou trois ans à venir ?
  • Quelle compétence souhaites-tu acquérir via une formation ?
  • Quelle a été ta principale réussite ?
entretien individuel annuel

Les sujets à éviter

Les sujets généraux à éviter

Déjà, pendant l’entretien individuel, tous les sujets qui entraînent un jugement de valeur sur un collègue ou un manager sont à proscrire ! 🙅‍♀️
Vous n’êtes pas là pour médire sur les autres, ou rejeter un manque de performance sur quelqu’un de l’équipe. Tu mettrais à mal ta posture de manager et de leader en faisant ça…

De manière générale, on évite tous les sujets qui fâchent en entreprise pendant les entretiens annuels d’évaluation, ils n’ont rien à y faire: la politique, la religion, la vie privée des collègues…

Doit-on parler salaire pendant un entretien annuel ?

Se pose aussi la question de l’augmentation de salaire ou de la prime sur résultats ou objectifs 💸

C’est un sujet qui stresse énormément les managers car ils ne savent pas forcément comment répondre à une demande d’augmentation de salaire.
(Et c’est souvent ce sujet qui explique toute la procrastination autour des entretiens annuels)

Je te détaille ici deux solutions :

👉 Si une prime est attachée aux objectifs fixés, tu peux étayer la décision sur des éléments factuels.
Difficile de valider une prime si la partie sur les objectifs est mauvaise… Et validée mutuellement pendant l’entretien.

👉 Pour la validation ou non d’une augmentation de salaire, cela dépend vraiment de la culture d’entreprise.
– Dans certaines, ces augmentations ne se valident qu’au moment des entretiens individuels : c’est plus facile d’expliquer sa décision une fois l’entretien fait.
– Pour d’autres, ce n’est pas le sujet de ces entretiens et l’idée est d’enlever toute pression à la fois au manager et au salarié pendant tout l’entretien annuel tant que cette question n’a pas été abordée. Cela peut aider à avoir une discussion plus saine et apaisée.

🔥 Le conseil que je te donne.
Aborder le sujet en fin d’entretien et programmer une autre entrevue pour parler salaire: tu retires cette négociation du cadre de l’évaluation annuelle, et tu vas pouvoir mener ton entretien individuel sans peur du conflit !

🎁 Voici le modèle d’entretien annuel d’évaluation à télécharger en format pdf ou Excel ⬇️

(Attention, récupère cette trame d’entretien individuel uniquement si tu es manager !)

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