Stop à la réunionite : comment en finir avec les réunions inutiles ?

Comment éviter la reunionite aigüe ?

Savais-tu qu’un cadre français passe 16 ans de sa vie en réunion  ?
Sur un peu plus de 40 ans de vie professionnelle : presque 40% ! 😱

Voilà pourquoi la réunionite aigüe est le mal du siècle dans nos entreprises !

💡 Je suis sûre que ton entreprise est aussi atteinte de reunionite !

Ouvre ton agenda en ligne ou papier : il est certainement rempli de…. réunions !

Et tu sais comment ça se passe…

Tu vas à reculons à ces réunions de travail.
Parfois avec ton ordinateur portable pour continuer à travailler sur tes dossiers importants, tout en écoutant d’une oreille distraite ce qu’il se dit. 
T’aimerais même en faire sauter une ou deux, ça t’arrangerait dans ton emploi du temps !

Et tu as raison, car toutes ces réunions sont inefficaces si elles ne sont pas bien menées!

Pourtant, tu y vas, tête baissée, en sachant pertinemment que tu vas perdre ton temps si précieux… 😔

Je vais te dévoiler maintenant comment éviter la réunionite et rendre les réunions de travail productives une bonne fois pour toutes. 

Pour aller plus vite, tu peux télécharger dès maintenant le résumé de cet article avec en cadeau deux modèles de comptes-rendus pour gagner du temps 🚀

Définition de la réunionite aigüe

Pour commencer, je vais prendre le temps de réfléchir sur la définition de la réunionite. 

Je ne suis pas là pour te dire qu’il faut complètement supprimer les réunions de ton environnement de travail.

Non.

Le but est de s’attarder sur le mot “inutile” pour creuser quelles sont les causes de cette lassitude et de cette frustration des salariés.

Si on prend par exemple la page Wikipedia sur la réunionite, cela se résume en 4 points :

• Pas d’objectifs ou de contenus clairement définis
• Trop de participants
• Des durées beaucoup trop longues
• Pas de décision finale (conséquence logique des trois problèmes précédents)

Cette tendance est confirmée par une étude d’Opinion Way de 2017 qui indique que seulement la moitié des réunions (52%) sont considérées comme productives.

Aucun ordre du jour ou objectif n’est clairement défini selon 18% des interrogés.

Un quart (26%) ne voit pas la nécessité de sa présence à ces assemblées.

Les chiffres sont édifiants ! 😬

Si tu dois retenir une chose, ce n’est pas le nombre de réunions le cœur du problème au final.
Mais plutôt leur durée et leur animation qui les rendent chronophages.

Nous allons voir tout de suite les actions que tu peux mettre en œuvre pour éviter les réunions inefficaces. 

Comment éviter la réunionite aigüe ?

4 actions rapides pour arrêter avec la réunionite

Je suis une prêtresse de l’action : au lieu de me lamenter, je préfère agir !

Ca ne sert à rien de râler tous les jours sur les réunions qui encombrent ton emploi du temps. Il ne tient qu’à toi d’agir dessus, et je vais te dire comment.

• Ne pas assister à toutes les réunions auxquelles on est invité

Quand le sujet abordé n’est pas ton coeur de métier, rien ne t’oblige à y participer.
Mets en avant ta productivité, tu seras plus utile sur tes autres missions, ta valeur ajoutée, que sur cette séance de travail de 3h30 lundi après-midi. 

☝️ Si tu veux savoir comment booster ta gestion du temps, découvre dans cet article comment j’ai réussi à gagner 1 heure par jour

• Raccourcir la  durée des réunions et respecter le timing annoncé

C’est le problème numéro 1, elles s’étiiiiiiiiiiiiiiiiiiirrrrrrrrrrent et prennent toute la matinée ou l’après-midi.
Tout va dépendre de l’animateur pour ajuster le timing, mais l’objectif numéro un est d’aller droit au but en évitant les discussions superflues !

• Limiter le nombre de participants

Le nombre de personnes invitées influe sur la longueur et l’efficacité d’une séance de travail.
Je conseille un maximum de 8 personnes pour avoir des échanges productifs.

Pourquoi 8 ?

Au delà, certains ne seront pas attentifs à ce qui est présenté. Et les échanges risquent d’être interminables avec autant de nuances de positions que de personnes présentes.

• Favoriser au maximum les échanges individuels

Les réunions sont difficiles à planifier pour avoir tout le monde présent, et tu les trouves trop lourdes ?
Organise un échange direct par téléphone ou de visu avec la personne nécessaire pour avancer et débloquer la situation : la décision sera prise beaucoup plus vite !
Un entretien de 15 minutes suffit pour prendre une décision.

Calculer combien coute une réunion de travail en entreprise

Tu te demandes certainement quel est le meilleur moyen de faire prendre conscience aux collaborateurs combien coûte une réunion. 

Le plus percutant est d’utiliser un simulateur ! 

Le Reunionimetre est très facile à utiliser et à afficher aux yeux de tous en début de séance de travail pour booster la productivité de tous !

Chaque minute de retard au début ou à la fin prendra tout son sens avec une donnée incisive comme celle ci :

Ceci est le coût d’une réunion de 2h pour 8 participants. Typologie classique…

Si on s’amuse à le multiplier avec le nombre d’assemblées sur tout une année, on obtient un chiffre qui donne le tournis !
Je me suis amusée à le calculer pour mon entreprise : on atteint les 200 000€ annuels… 😑
Le retour sur investissement n’en est certainement pas à la hauteur !

Déterminer quand organiser une réunion de travail

Je vais te dire quelque chose d’important : les réunions de travail ne doivent surtout pas être arrêtées !
Elles restent le meilleur moyen de faire émerger l’intelligence collective !

Mais tu peux te poser plusieurs questions avant d’en organiser une.

Elizabeth Grace Saunders l’a très bien résumé dans son guide “Make every Meeting matter » avec un arbre de décisions que j’ai traduit :

Au-delà de ce questionnement du bien fondé ou non de la tenue d’une réunion, son positionnement dans la journée est aussi important : son efficacité en dépend ! 

Il n’y a pas de règle, elle peut se planifier le matin ou l’après-midi. 

Mais souviens toi comment ça se passait au collège ou au lycée. 

Tu arrivais en cours à 8h, tu n’étais pas vraiment réveillé…
Juste avant le déjeuner, ton ventre criait famine.
Après la pause repas, c’était même pas la peine, tu ne pensais qu’à une bonne sieste. Voir tu t’endormais sur ton bureau 😅
Et en fin de journée, tu n’attendais qu’une chose, la li-bé-ra-tion !!!!

Dès que tu veux programmer et animer une séance de travail collective, rappelle toi ta jeunesse !

La chose la plus importante est d’éviter de la mettre tard en fin de journée : tout le monde n’attendra qu’une chose, la sonnerie de la fin du cours ! Et l’énergie sera au plus bas après les heures de travail dans les pattes…

Le cas des réunions à distance

Avec le télétravail, la tendance à la réunionite aigüe s’amplifie !

C’est encore plus facile de les multiplier pour tout et pour rien, et de les faire durer.

👉 Attention ! La réunion n’est pas un moyen de contrôler le travail à distance des collaborateurs.
C’est une fâcheuse manie qui s’est développée avec le travail à distance et la volonté de continuer à superviser dans le détail ce qu’il se passe loin des bureaux. 

Voici ce qu’il faut faire.

Ce qu’on a vu précédemment s’applique aussi avec les réunions virtuelles : 

• limiter le nombre de participants, 
• alléger son agenda, 
• afficher le coût collectif pour l’entreprise
• savoir si oui ou non elle doit être tenue

Mais les meetings virtuels supposent :

• une durée adaptée : maximum 1 heure
• une animation plus dynamique : il existe d’excellents outils pour rendre les interactives, tels que Klaxoon ou Beekast. 
• une attention accrue des participants : toutes les distractions numériques (mails, applis, téléphone), seront là pour les divertir. L’animation joue un grand rôle mais n’hésite pas à rappeler les règles du jeu pour garder la concentration et l’attention.

Les réunions à distance bien animées sont souvent plus efficaces que celles en présentiel, avec en plus l’économie du temps de déplacement !

A présent, je vais vous dévoiler les étapes pour avoir une réunion la plus efficace possible avec une décision prise à son issue ? 

☝️ Découvre comment gérer ton stress au travail dans cet article

Les 7 étapes d’une réunion efficace

1 – Une planification avec une invitation précise

3 – Des rôles distribués intelligemment

Pour un maximum de productivité, une seule personne ne peut pas gérer l’ensemble des rôles à tenir.

Voici une liste des rôles essentiels à répartir entre les participants :

• 🔈 L’animateur

Le plus important bien évidemment. 

Il ne doit pas obligatoirement être le plus haut placé hiérarchiquement : il est facile de se ranger derrière l’avis du chef. Pour éviter les réunions descendantes, on choisit donc un animateur pour ses qualités relationnelles et non pour son titre.
Il n’est pas là pour prendre les décisions mais pour les faire émerger ! Nuance 😅

• ⌛ Le maître du temps 

Il fait respecter le timing, et s’il existe, l’ordre du jour et la longueur de chaque sujet. 

• ✍️ Le scribe 

Il prend les notes pour préparer et/ou éditer le compte rendu de réunion.
Il libère ainsi l’animateur de cette tâche. 

L’esprit de synthèse est la qualité numéro un du scribe, on ne lui demande pas de rédiger du mot à mot ou d’écrire un roman !

Savais-tu qu’il existe des jeux de cartes avec plusieurs rôles, à distribuer en début de séance pour responsabiliser et maintenir chaque participant focus sur le déroulé et les éléments présentés ?

☝️ Si tu veux rire un peu, tu peux aller découvrir mon post sur les rôles en réunion dans la série Kaamelott ! 😅

4 – Un objectif clair

Pour avoir une séance de travail ultra efficace, les participants ont besoin d’un objectif clair.

Une réunion est comme un chemin, une aventure : on doit visualiser un but final.

Imagine. 

Tu montes à bord d’un avion pour un trajet de deux heures. 
Une fois confortablement installé, ta ceinture bouclée, tu entends la voix du commandant de bord (l’animateur) dire à l’ensemble des passagers : “Ecoutez, je ne sais pas trop où on va, je pense faire des petits ronds dans le ciel, puis on redescend”.
Hum, tu auras l’impression de perdre ton temps, et surtout, tu vas vouloir quitter l’avion par tous les moyens… pas trop confiance en ce pilote hein 😆

Pour une réunion, c’est pareil, les participants doivent connaître à l’avance le but du voyage !

💡 Quel sera le bon objectif ?
Celui qui aboutira sur une action ou une décision à la fin du travail collectif.

Pour éviter les digressions (car il y en a à chaque fois) et donc de perdre du temps, l’animateur écrit l’objectif quelque part dans la pièce ou sur l’écran, de façon visible pour s’y référer tout au long des échanges.

6 – Une décision obligatoire !

Pour avoir une réunion efficace, les personnes qui ont le pouvoir de décision (ou le droit de veto) sur l’objectif discuté doivent être présentes.

Que faire si elles ne peuvent pas y assister ? Et bien l’assemblée est annulée !

Sinon, une seconde réunion pour re-discuter de ce qui a été débattu devra être planifiée avec les personnes décisionnaires : aucun intérêt de doubler les choses, allons à l’essentiel avec les bons interlocuteurs !

7 – Un plan d’actions suivi

Chaque séance de travail collectif doit finir sur un plan d’actions détaillé et validé collectivement. 

Ce compte rendu de réunion doit être synthétique avec la liste des actions à réaliser reprenant ces 3 éléments :

• La liste des actions, claires et détaillées, sans malentendu possible
• Le titulaire ou responsable de la tâche
• L’échéance ou deadline pour la réaliser

Tu peux créer les comptes-rendus de plusieurs façons 

• Utiliser Google Sheets ou Google Slides
• Faire une présentation sur un slide dans Power Point
• Envoyer le compte-rendu via un modèle de mail
• Remplir la description des événements dans Google Agenda

Avec tout ça, tu as tous les éléments pour guérir de la réunionite aigüe !