Déconnecter pendant les vacances quand on est manager

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Temps de lecture : 7 minutes
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Déconnecter pendant les vacances, il faut bien se l’avouer, c’est ultra difficile quand on est manager ou dirigeant !

C’est pourtant pour moi la clé pour être performante tout au long de l’année 🚀
Je te conseille de vraiment couper pendant tes congés. C’est le meilleur moyen de revenir en plein forme pour la rentrée ! 

Tu auras l’énergie, la créativité et la patience de gérer ton activité si tu es reposé.

J’ai mis beaucoup d’années pour comprendre cela et mettre en place une méthode efficace pour partir en vacances sereinement et décompresser totalement ! 🙏

J’ai résumé toutes les étapes de cette préparation pour déconnecter pendant les vacances dans une mini-série de 3 épisodes sur mon podcast Feedback (chaque partie de cet article a l’épisode associé à chaque fois)

Déconnecter pendant les vacances, ça se prépare !

Partir en vacances sereinement, ça se prépare en amont : commence à y réfléchir quelques semaines avant.

Et tout va se concentrer autour des taches à déléguer en ton absence 📋

Quelles taches déléguer pendant tes congés ?

Je te propose de faire un exercice pour classer tes taches quotidiennes.

💡 Au lieu de te demander les taches que tu pourrais déléguer, je t’invite à te poser la question différemment : quelles sont les taches que tu ne peux PAS déléguer ?
Mais vraiment pas…

Ces taches là représentent le noyau dur de ton poste.

💡 Maintenant creuse ces taches.

Souvent, ce sont des missions long terme, ou ton absence de quelques jours ou semaines ne devraient pas poser de problème : réaliser les budgets, recruter, faire de la formation continue, etc..

Donc clairement, elles attendront ton retour de congés

💡 Tu vas peut être tomber sur des tâches exceptionnelles, qui ne sont pas habituelles dans ton poste : ouverture d’un nouveau secteur ou boutique, intégration d’une nouvelle personne dans l’équipe, un RDV avec LE client ou LE prospect N°, …

Je te conseille de te poser ces questions : 

  • Est-ce que ça peut être suspendu pendant mon absence ? 
  • Est-ce que ça peut être anticipé ? 

Si c’est non, ça fera partie du non délégable…

deconnecter pendant les vacances

💡 Enfin, tu vas tomber sur les taches plus « opérationnelles », de court terme, qui pourraient bloquer le service en ton absence : ce sont généralement celles-ci que tu peux déléguer.

Exemple : remplir le tableau des absences et congés de ton service, présentation de tes chiffres du mois, validation de dépenses, gestion des clients, etc…

Demande toi alors si c’est vraiment indispensable que ce soit toi qui gère ça ?
Si tu es honnête avec toi-même, tu verras que ce n’est pas vraiment le cas…
Et même si ça l’est, tu peux trouver des parades pour les vacances 😛

L’objectif est de réduire les taches “non délégable” au maximum

Une fois que tu as fait toutes les étapes précédentes, tu vas te retrouver avec des taches délégables, et d’autres non.

Reprends alors les taches non délégables, et mène à nouveau une réflexion dessus pour réduire la liste au maximum.

  • Pas de fausses excuses du genre « personne ne sait le faire à part moi« .
    Ok, prévoit un petit temps de formation à ce sujet pour la personne à qui tu peux le transmettre : il y a une différence entre « ne pas savoir faire » et « ne pas être capable de le faire ».
  • Tu risques d’avoir une liste avec peu d’éléments au final, voir pas du tout !
    Je te rassure, ça ne veut pas dire que tu es inutile dans ta boite…
    Ca signifie au contraire que les taches sont bien affectées en doublon, que tu as déjà suffisamment délégué de choses. Et que ton poste est focus sur ton coeur de métier : les taches stratégiques à plus longues échéances.

Maintenant que tu as une liste de taches à déléguer pour préparer tes congés, il va falloir trouver à quelle(s) personne(s) les confier.

La délégation est un effet le meilleur moyen pour partir sereinement en vacances quand on est manager ou dirigeant.

Désigner un référent : la clé pour déconnecter pendant les vacances

C’est clairement quand j’ai mis en place le système de référent que j’ai réussi à vraiment partir sereinement en congés, sans angoisser de mes longues périodes d’absence. 

L’idéal est de tout confier à une seule et même personne, avec un certain degré de pouvoir de décision. 

Ici, on va se concentrer sur les tâches que tu as mis dans « à déléguer » 📝
L’idée est de les déléguer à une seule personne pour ton absence.

Pourquoi désigner un référent ?

  • Ca permet à tes collègues d’avoir une seule personne à qui s’adresser en ton absence
  • Ca te donne l’occasion de t’essayer à la délégation de taches : il n’y a rien de mieux pour gagner du temps et te concentrer sur tes taches stratégiques pour la rentrée
  • Tu testes la confiance en une personne qui pourrait devenir ton bras droit très rapidement

Donc oui, choisir un référent comme relais est le meilleur moyen pour déconnecter pendant ses vacances quand on est manager 🏖️

Comment mettre en place et déléguer ses taches à ce référent ?

Je vais te détailler ici les différentes étapes pour préparer sereinement tes vacances avec ton référent :

💡 Prévois un entretien avec ton futur référent pour lui présenter cette idée.

Commence par lui demander son accord avant de lui présenter les taches que tu lui délègues.
C’est important de passer un accord avec lui/elle et lever ainsi les freins ou les peurs qui pourraient bloquer cette collaboration.

💡 Ce sera la seule personne de la boite autorisée à te contacter.

L’enjeu bien évidemment est de le faire le moins possible (voir pas du tout) pour t’aider à vraiment déconnecter pendant les vacances.
Si c’est absolument nécessaire, indique de ne pas te faire de demande en direct : le mieux est d’avoir une communication asynchrone (c’est à dire un mail ou un sms).

Pourquoi ?
Car c’est toi qui va ainsi choisir le moment où le consulter.
Et du coup, pas tous les jours, sinon ce ne sont pas des vacances ! 😅
Une ou deux fois par semaine est amplement suffisant !

💡 Présente cette organisation à ton équipe pour que tout le monde (sans exception !) soit au courant et respecte de ce mode de fonctionnement.

Ton référent doit aussi être le garant de cette organisation et s’assurer qu’il/elle sera le seule relais à te contacter. C’est uniquement cette personne quis era capable de déterminer le degré d’urgence de la demande.

deconnecter en vacances quand on est manager

Je peux t’assurer que la première année où j’ai pu partir l’esprit serein avec une personne qui gérait l’essentiel en mon absence m’a fait un bien fou ! 😎

C’était la première fois depuis longtemps que j’ai pu réellement déconnecter pendant mes congés, sans être dérangée par mon téléphone ou des mails urgents à gérer.
Donc je n’ai qu’une envie : que tu vives comme moi ce sentiment de légèreté pendant tes congés ! 🏝️

Pour profiter pleinement de ta déconnexion pendant les vacances et reprendre sereinement le travail, je vais te détailler dans cette 3ème partie comment gérer ton retour de vacances (et ne pas stresser quelques jours avant).

Rentrer de vacances sans stresser !

Pouvoir déconnecter pendant les vacances, c’est aussi apprendre à gérer son retour de congés 😇

Car oui, ça se passe aussi à ce moment là : inutile d’avoir ton cerveau focus sur les problèmes et les choses à gérer à ton retour, et ainsi grapiller des jours précieux de déconnexion et de repos…

🚫 On dit stop à la charge mentale du retour de congés ! 🚫

Voici les étapes pour gérer tes premiers jours de retour de congés :

Prévois un sas de décompression

C’est important de se garder un ou deux jours pour atterrir en douceur… 🛬

A toi de voir comment tu peux l’organiser…

Si tu as la possibilité de commencer par un jour de télétravail, saisis cette opportunité pour faire le point tranquillement sur tes mails, les dossiers chauds du moment, ton agenda de reprise.

☝️ Tu peux aussi en profiter pour préparer ta rentrée avec le guide que j’ai créé spécialement pour l’occasion !

Si tu ne peux pas télétravailler, réserve toi vraiment ce moment de plongée dans les mails et agenda au calme dès les premières heures d’arrivée au bureau.

Tu as le droit de prendre du temps pour ça !🙏
Ca fait partie de ton temps de travail : préparer ta semaine et lire tes mails le dimanche avant de rentrer ne t’aidera pas plus que ça pour démarrer de bon pied ton retour !

Fais le point avec ton référent

On a vu que le référent était vraiment la clé pour déconnecter pendant les vacances et en profiter avec sérénité.
Donc prends du temps pour faire le point avec ce collaborateur.

Lors de cet entretien, reste en mode écoute, c’est la personne en face de toi qui doit détailler ce qu’il s’est passé en ton absence.

Pourquoi ?
Pour que tu puisses voir :

  • si son rôle a été pris à coeur,
  • si le degré d’autonomie attendu était bien au rdv,
  • et pour lui signifier une marque de confiance.

Et même si tout ne s’est pas déroulé à la perfection : CE N’EST PAS GRAVE ! 😅

L’important est de lui donner de la gratitude et des signes de satisfaction, pour continuer à déléguer les tâches que tu lui as confiées pendant cette coupure (ben oui, c’était ça le but de l’exercice !)

partir en vacances sereinement quand on est manager

Fais le point avec chaque membre de ton équipe

C’est important également de faire un entretien rapide avec chaque personne de ton équipe pour te mettre au courant de ce qu’il s’est passé en ton absence. 

Cela permet de n’oublier personne.
Et surtout de voir comment ça s’est passé avec ton référent !
Recueillir leur sentiment, les difficultés, les petits couacs qui se sont passés te permettront d’adapter cette méthode pour ta prochaine période d’absence.

Enfin, si tu sens pendant les deux premiers jours de ton retour au travail un espèce de flottement, une impression de ne pas être à fond, c’est normal : déculpabilise ! 🙃

Ca veut dire que la déconnexion a été réelle, et le cerveau a besoin d’un petit temps d’adaptation c’est tout ! 🤗

J’espère que cette méthode t’a plu et que tu vas avoir envie de la tester !

C’est le meilleur moyen pour moi de tester la délégation et déconnecter complètement pendant les vacances, sans être pendue à ses mails ou à son téléphone !

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